Zo organiseer je een bowlingmiddag zonder gedoe

Een bowlingmiddag loopt soepel als je eerst de banen en ontvangst regelt en pas daarna de catering en indeling uitwerkt. Begin met uitnodigingen en een duidelijke deadline voor aanmeldingen, inclusief dieetwensen en vervoersbehoeften. Bevestig het aantal deelnemers voordat je de baanindeling en boodschappen definitief maakt. Op de dag zelf draait veel om een snelle ontvangst, een geprinte deelnemerslijst en eten en drinken dat klaarstaat zonder de bowlingstart te vertragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen registreren
3
Dieetwensen verzamelen
4
Aanmeldingen bevestigen
5
Bowlingbanen reserveren
6
Ruimte voor ontvangst reserveren
7
Vervoersbehoeften inventariseren
8
Definitieve deelnemerslijst maken
9
Baanindeling maken
10
Contactgegevens controleren
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dieetproducten apart verpakken
14
Naamkaartjes schrijven
15
Aanwezigheidslijst afdrukken
16
Baanindeling afdrukken
17
Catering voorbereiden
2 personen
18
Broodjes beleggen
2 personen
19
Fruit wassen en snijden
20
Dranken koud zetten
21
Koffie en thee voorbereiden
22
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
23
Buffettafels opstellen
2 personen
24
Stoelen en tafels plaatsen
3 personen
25
Tafels dekken
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Baanindeling ophangen

Event

28
Bowlingbanen controleren
29
Deelnemers ontvangen
2 personen
30
Aanwezigheid afvinken
31
Naamkaartjes uitdelen
32
Baanindeling toelichten
33
Bowlingregels uitleggen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Eerste bowlingronde begeleiden
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Broodjes en fruit serveren
2 personen
38
Tweede bowlingronde begeleiden
2 personen
39
Gebruikt servies verzamelen
40
Laatste drankronde verzorgen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Overgebleven eten verpakken
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Versiering verwijderen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
2 personen
48
Materialen inpakken
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
50
Overgebleven voorraad opbergen
51
Deelnemers nabellen bij vermissing

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 36
Klapstoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Dienbladenaantal 4

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 3
Theepottenaantal 2
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2

Registratie

Klembordenaantal 2
Balpennenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Scorekaartenaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bowlingbanner
Ballonnenaantal 30
Ballonnenlintaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de bowlingbanen en de ontvangstruimte zodra je een voorkeursdatum hebt. Controleer ook hoe laat de groep aanwezig moet zijn en plan minimaal 30 minuten voor ontvangst, naamkaartjes en baanverdeling.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de bowlingmiddag. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor de baanindeling, contactgegevens, dieetproducten en het aantal broodjes, stukken fruit en drankjes.
Maak de baanindeling vóór de dag zelf en druk twee exemplaren af: één voor de ontvangst en één bij de banen. Houd rekening met afmeldingen en noteer wie vervoer nodig heeft, zodat niemand op het laatste moment hoeft te worden ingedeeld.
Zet de ontvangsttafel klaar met klemborden, balpennen, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst. Leg dieetproducten apart en herkenbaar klaar; dat voorkomt zoeken zodra iedereen tegelijk binnenkomt.
Werk de catering in deze volgorde af: fruit wassen en snijden, broodjes beleggen, dranken koud zetten en koffie en thee voorbereiden. Zet buffettafels, servies, afvalbakken en schoonmaakdoeken klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bowlingmiddag organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken van tevoren met de datum, bowlingbanen en ontvangstruimte. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de middag.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de ontvangst bij een bowlingmiddag?: Plan ongeveer 30 minuten voor aanmelden, naamkaartjes, baanindeling en het beantwoorden van praktische vragen. Laat deelnemers bij voorkeur 15 minuten vóór de gereserveerde starttijd aanwezig zijn.
Wanneer maak ik de baanindeling voor een bowlingmiddag?: Maak de baanindeling nadat de aanmeldingen zijn gesloten en controleer die nog één keer op de dag vóór het evenement. Druk minstens 2 exemplaren af, zodat de ontvangst en de bowlingruimte een eigen overzicht hebben.
Hoe regel ik dieetwensen voor een bowlingmiddag?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw bij de definitieve deelnemerslijst. Verpak dieetproducten apart en label ze uiterlijk op de ochtend van de bowlingmiddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.