Bootcamp organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een bootcamp organiseren vraagt meer dan alleen een trainingsprogramma en sportmateriaal. Je legt eerst datum, locatie, deelnemerslimiet en programma vast, daarna regel je aanmeldingen, informatie en materiaal. In de laatste dagen controleer je het weer, zet je een binnenalternatief klaar en bereid je eten en drinken voor. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een complete sportopstelling en een geteste geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Reservering van locatie maken
Trainingsprogramma samenstellen
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Maaltijd voorbereiden
3 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
EHBO-set controleren
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Sportvelden uitzetten
3 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Trainingsregels toelichten
Warming-up begeleiden
2 personen
Circuittraining begeleiden
4 personen
Waterpauze begeleiden
2 personen
Teamopdrachten begeleiden
4 personen
Cooling-down begeleiden
2 personen
Deelnemers helpen met herstel
2 personen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Maaltijd uitserveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten koelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Partytentenaantal 2
Inschrijftafel

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 30
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Weerstandsbandenaantal 30
Springtouwenaantal 15
Kettlebellsaantal 12
Medicineballenaantal 8
Speedladdersaantal 4
Estafettestokkenaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 4
Trainingshesjesaantal 30
Handdoekenaantal 36

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Scharenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Schenkkanaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, kledingadvies, wat deelnemers zelf meenemen en hoe je omgaat met regen of een binnenprogramma.
Controleer sportmateriaal niet pas bij het klaarzetten. Tel pionnen, markeerschijven, matten, hesjes en klein materiaal minstens 2 dagen vooraf en leg vervangend materiaal apart als iets ontbreekt.
Plan voor de ontvangst minimaal 30 minuten vóór de training. Richt de inschrijftafel in, leg de aanwezigheidslijst klaar en registreer deelnemers voordat ze naar het trainingsveld gaan.
Maak het weerbesluit uiterlijk 4 uur vóór de start. Controleer dan of partytenten, verlichting en geluidsapparatuur bruikbaar zijn of dat je direct overschakelt naar het alternatieve binnenprogramma.
Koel dranken en bereid hapjes en maaltijd uiterlijk de avond ervoor zoveel mogelijk voor. Zet koelboxen, thermoskannen, herbruikbare bekers en servies samen op één uitgiftepunt, zodat de pauze niet ten koste gaat van de training.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bootcamp organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en deelnemerslimiet. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bootcamp klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten vóór de start voor locatie, sportvelden, materiaal, inschrijftafel en geluid. Plan daarnaast 30 minuten voor het ontvangen en registreren van deelnemers.
Wanneer controleer ik het weer voor een bootcamp?: Doe een eerste controle 24 uur vooraf en neem uiterlijk 4 uur vóór de start een definitief besluit. Zet het binnenprogramma eerder klaar als regen, wind of onweer de buitentraining onzeker maakt.
Wat moet ik meenemen naar een bootcamp?: Neem naast sportmateriaal ook een EHBO-set, aanwezigheidslijst, handdoeken, drinken, eten en materiaal voor registratie mee. Controleer geluidsapparatuur, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.