Boomplantdag organiseren: checklist en planning

Een boomplantdag vraagt meer voorbereiding dan alleen bomen bestellen en vrijwilligers uitnodigen. Je moet eerst de plantlocatie, grond en soorten vastleggen en daarna vergunningen, graafwerk en watervoorziening afstemmen. In de laatste week controleer je de levering, deel je vrijwilligers in en zet je de plantvakken uit. Deze checklist helpt je om 71 taken in de juiste volgorde af te werken en 52 benodigde spullen op tijd klaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Plantlocatie inspecteren
2 personen
Plantplan en soorten bepalen
3 personen
Grondonderzoek laten uitvoeren
2 personen
Bomen en struiken bestellen
Vergunningen en meldingen indienen
Graafwerkzaamheden afstemmen
2 personen
Watervoorziening vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Buurtorganisaties informeren
2 personen
Scholen en verenigingen benaderen
2 personen
Promotieborden ontwerpen
Promotie in de wijk verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Levering van bomen bevestigen
Materiaalreserveringen maken
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bomen ontvangen en controleren
3 personen
Bomen tijdelijk water geven
2 personen
Plantvakken uitzetten
3 personen
Plantgaten voorgraven
5 personen
Bomen naar plantvakken brengen
4 personen
Werkzones afzetten
3 personen
Tafels en tenten klaarzetten
4 personen
Stroom en verlichting testen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Welkomstbalie inrichten
2 personen
Gereedschap controleren
3 personen
Beschermingsmiddelen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunch en fruit klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren

Event

Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Plantgroepen indelen
3 personen
Plantdemonstratie geven
2 personen
Bomen planten
12 personen
Bomen aanbinden
6 personen
Bomen water geven
5 personen
Plantvakken afwerken
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunch en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gereedschap uitgifte beheren
2 personen
Werkzones veilig houden
3 personen
Foto's van de plantdag maken
Afsluitmoment begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Gebruikt gereedschap verzamelen
4 personen
Overgebleven bomen verzorgen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Gereedschap reinigen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Nieuwe bomen nabevochtigen
3 personen
Aanmeldingen archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Biertafelsaantal 4
Klapbalie
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2
Schenkkannenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Warmhoudplatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Gereedschap

Spadesaantal 16
Scheppenaantal 8
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 6
Kruiwagensaantal 4
Grondborenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Rubberen hamersaantal 6
Snoeischarenaantal 4
Handborstelsaantal 4

Plantmateriaal

Boompalenaantal 90
Boombandenaantal 90
Boomkorvenaantal 80
Plantlabelsaantal 100

Veiligheid

Veiligheidshelmenaantal 30
Werkhandschoenenaantal 100
Veiligheidsbrillenaantal 30
Veiligheidsvestenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
Afzethekkenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8

Water

Waterslangenaantal 4
Gietersaantal 12
Watertonnenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie-inspectie vóór je bomen bestelt. Controleer per plantvak de bodem, bereikbaarheid en ruimte voor graafwerk, zodat je plantplan en boomsoorten daarop aansluiten.
Dien vergunningen en meldingen vroeg in en leg graafwerkzaamheden pas daarna definitief vast. Neem ook de watervoorziening mee: jonge bomen moeten direct na het planten water krijgen en tijdelijk verzorgd worden.
Open het aanmeldformulier enkele weken vóór de plantdag en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de definitieve vrijwilligersindeling, zodat catering en boodschappen niet op de laatste dag moeten worden aangepast.
Bevestig de levering van bomen kort vóór de plantdag en controleer aantallen en kwaliteit bij ontvangst. Geef de bomen tijdelijk water als ze niet dezelfde dag de grond in gaan.
Maak per groep een duidelijke taakverdeling en controleer gereedschap vooraf. Zorg naast spades en scheppen ook voor kruiwagens, harken, meetlinten, verlengkabels en een handmegafoon voor instructies op de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een boomplantdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor locatie-inspectie, grondonderzoek, soortenkeuze, vergunningen, promotie, aanmeldingen en het reserveren van materiaal en catering.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boomplantdag?: Dat hangt af van het aantal plantvakken en bomen, maar deel vrijwilligers op in kleine groepen met per groep een duidelijke taak. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en houd enkele mensen vrij voor ontvangst, water en materiaal.
Wanneer moet ik bomen bestellen voor een boomplantdag?: Bestel ze pas nadat het plantplan, de soorten en de locatie zijn gecontroleerd. Bevestig de levering in de laatste week en controleer de bomen direct bij ontvangst; gaan ze niet dezelfde dag de grond in, geef ze dan tijdelijk water.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een boomplantdag?: Zet vóór de start de plantvakken en plantgaten klaar en leg gereedschap per groep uit. Regel daarnaast drinkwater, herbruikbare bekers, tafels, eventuele partytenten, verlengkabels en een handmegafoon voor de uitleg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.