Boomplantdag organiseren: complete checklist

Een boomplantdag vraagt meer voorbereiding dan alleen bomen en scheppen regelen. Je legt eerst de locatie, boomsoorten en toestemming vast en werkt daarna toe naar vrijwilligers, transport en de inrichting van de plantvakken. Op de dag zelf moeten teams snel weten waar ze werken, welk gereedschap ze gebruiken en hoe veilig planten werkt. Deze checklist helpt je de 44 taken in een logische volgorde af te werken, inclusief ontvangst, catering en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Plantlocatie vastleggen
2 personen
Plantplan en boomsoorten bepalen
2 personen
Vergunningen en toestemming aanvragen
Bomen en plantmateriaal reserveren
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Route en parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Bomen en gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bomen naar de locatie brengen
3 personen
Werkvakken en plantpunten uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Gereedschap per werkvak klaarleggen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Werkteams naar plantvakken begeleiden
4 personen
Plantgaten graven
12 personen
Bomen planten en aandrukken
12 personen
Boompalen en banden aanbrengen
6 personen
Bomen water geven
4 personen
Werkvakken controleren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Maaltijd en hapjes serveren
4 personen
Bedankmoment begeleiden
2 personen
Afval tijdens het evenement scheiden
2 personen

Nazorg

Gereedschap verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Plantlocatie nalopen
2 personen
Nieuwe bomen water geven
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 6
Klapstoelaantal 60
Biertafelaantal 4
Afvalbakaantal 6

Gereedschap

Spadeaantal 12
Schepaantal 8
Grondbooraantal 4
Kruiwagenaantal 4
Harkaantal 6
Snoeischaaraantal 4
Rubberen hameraantal 6
Waterpasaantal 3
Meetlintaantal 4
Jerrycanaantal 8
Tuinslangaantal 2
Gieteraantal 10

Apparatuur

Koelboxaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Verlengsnoeraantal 4
Stekkerdoosaantal 3

Verlichting

Ledwerklampaantal 4
Lichtslingeraantal 6

Servies

Herbruikbaar bordaantal 70
Herbruikbare bekeraantal 100
Besteksetaantal 70
Opscheplepelaantal 8

Keuken

Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Thermoskanaantal 6
Koelkrataantal 4

Veiligheid

Werkhandschoenaantal 60
Veiligheidsbrilaantal 20
Regenponchoaantal 20
Eenvoudige verbanddoosaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Informatiebordaantal 4
Pijlbordaantal 6

Schoonmaak

Emmeraantal 6
Afwasteilaantal 3
Handveger en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plantlocatie en werkvakken minstens 4 weken vooraf vast. Zet plantpunten uit met een meetlint en controleer vooraf of de bodem geschikt is voor de gekozen boomsoorten.
Vraag vergunningen en toestemming vroeg aan: houd minimaal 6 weken rekening met behandeling en eventuele aanvullende voorwaarden. Regel daarna pas definitief het transport en de vrijwilligersindeling.
Reserveer bomen, plantmateriaal en gereedschap op basis van het aantal plantpunten. Plan per werkvak minstens één spade of schep, plus een kruiwagen en gieter; zo wachten teams niet op materiaal.
Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook hoe laat vrijwilligers zich melden, waar de ontvangsttafel staat en welke kleding en schoenen geschikt zijn.
Plan de veiligheidsinstructie vóór de teams naar de plantvakken vertrekken en houd 10 minuten vrij voor uitleg. Controleer daarna bomen, gereedschap, water, verlengsnoeren en partytenten voordat het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boomplantdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je toestemming regelen, boomsoorten en plantmateriaal reserveren, vrijwilligers werven en de locatie praktisch uitwerken.
Hoeveel gereedschap heb ik nodig per plantvak?: Reken minimaal op één spade of schep per twee deelnemers en één kruiwagen per werkvak. Leg extra gereedschap klaar voor uitval en controleer alles uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer stuur ik de praktische informatie naar vrijwilligers?: Stuur route, parkeren, starttijd en kledingadvies uiterlijk 3 dagen vooraf. Verwerk dieetwensen eerder, zodra de aanmeldingen binnenkomen, zodat de catering daarop kan worden afgestemd.
Wat moet ik op de ochtend van de boomplantdag controleren?: Controleer minstens 60 minuten voor de start de bomen, plantpunten, werkvakken, gereedschap, watervoorziening en tenten. Zet daarna de ontvangsttafel, informatieborden en catering klaar voordat vrijwilligers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.