Bomenplantdag organiseren: checklist van voorbereiding tot plantdag

Een bomenplantdag vraagt meer voorbereiding dan alleen bomen en spades regelen. Je legt eerst de locatie, het plantplan en de toestemming vast; daarna volgen bestellingen, deelnemers, vrijwilligers en materiaal. In de laatste week controleer je het weer, deel je route en instructies opnieuw en zorg je dat bomen tijdelijk goed worden opgeslagen. Met deze checklist houd je overzicht over de 73 taken en 74 spullen die nodig zijn voor een veilige en georganiseerde plantdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Plantlocatie vastleggen
2 personen
Plantplan uitwerken
2 personen
Bodem en bomen selecteren
2 personen
Bomen en struiken bestellen
Toestemming grondeigenaar regelen
Graaflocaties controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plantinstructies maken
2 personen
Programma en route delen
Catering reserveren
Afvalinzameling regelen
Weersverwachting controleren
Deelnemers nogmaals informeren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Bomen en materiaal ontvangen
4 personen
Bomen tijdelijk opslaan
3 personen
Bomen water geven
2 personen
Plantgaten uitzetten
3 personen
Gereedschap verzamelen
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Infoborden plaatsen
2 personen
Gereedschap per team verdelen
3 personen
Bomen naar plantlocaties brengen
6 personen
Veilige looproute afzetten
2 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Werkhandschoenen uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Plantteams samenstellen
3 personen
Plantdemonstratie geven
2 personen
Plantgaten uitgraven
12 personen
Bomen in plantgaten plaatsen
10 personen
Bomen rechtzetten
6 personen
Plantgaten aanvullen
12 personen
Bomen aanbinden
6 personen
Bomen water geven
6 personen
Plantresultaat fotograferen
Gereedschap innemen
3 personen
Handen wassen begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Eten serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Plantenwacht uitleggen
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
Laatste ronde langs bomen lopen
3 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Verlichting inschakelen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Buffet afruimen
4 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Gereedschap reinigen
3 personen
Gereedschap terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Bomen controleren
2 personen
Bomen opnieuw water geven
2 personen
Plantgegevens registreren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Snijhandschoenenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Sportmateriaal

Spadesaantal 12
Scheppenaantal 8
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 6
Kruiwagensaantal 6
Gietersaantal 10
Waterslangenaantal 3
Bomenstekersaantal 60
Boompalenaantal 60
Boombandenaantal 60
Plantenbakkenaantal 6
Meetlintenaantal 4
Grondborenaantal 3
Wateremmersaantal 12
Touwrollenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 70
Kniebeschermersaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 20
Regentonnenaantal 2
Plantlabelsaantal 70
Watervaste stiftenaantal 10
Meetlattenaantal 4
Houten hamersaantal 6
Tuingereedschapsetsaantal 10
Laarzenaantal 20
Regenponcho'saantal 30
Picknickkleedjesaantal 8

Decoratie

Routepijlenaantal 12
Infobordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 80
Vlaggenlijnenaantal 6
Stiftenaantal 20
Notitieblokkenaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Werkemmersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg plantgaten en graaflocaties vooraf vast. Controleer vóór de plantdag waar leidingen of andere obstakels liggen en zet de plantlocaties duidelijk uit, zodat vrijwilligers niet op het terrein hoeven te zoeken.
Plan vrijwilligers in kleine groepen met een vaste taak. Koppel bijvoorbeeld per plantgroep iemand aan de plantinstructies, iemand aan gereedschap en iemand aan het water geven; zo blijven spades en scheppen beschikbaar.
Regel de ontvangst van bomen en struiken niet op het laatste moment. Controleer bij levering de aantallen en bewaar het plantmateriaal tijdelijk op een beschutte plek; geef de bomen water zolang ze nog niet de grond in gaan.
Stuur deelnemers in de laatste week opnieuw het programma, de route en praktische instructies. Vermeld ook wat er gebeurt bij regen en waar EHBO, afvalbakken, toiletten en catering te vinden zijn.
Controleer de catering op basis van de aanmeldingen en verzamelde dieetwensen. Zet dranken gekoeld klaar en maak aparte plekken voor herbruikbare borden, bekers en afval, zodat de opruimronde na afloop sneller gaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bomenplantdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de plantlocatie en toestemming vast te leggen, bomen te bestellen, deelnemers uit te nodigen en vrijwilligers in te delen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bomenplantdag?: Reken op ongeveer 3 tot 5 vrijwilligers per plantgroep, afhankelijk van het aantal bomen en de bodem. Wijs daarnaast minimaal 2 mensen aan voor ontvangst, route, materiaal en veiligheidszaken.
Wanneer controleer je het weer voor een bomenplantdag?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor de start. Informeer deelnemers daarna direct over aangepaste kleding, afgelasting of een gewijzigde route.
Hoe bewaar je bomen vóór de plantdag?: Bewaar bomen zo kort mogelijk, bij voorkeur niet langer dan 1 tot 3 dagen. Zet ze beschut tegen wind en zon, houd de wortels vochtig en geef ze water totdat ze worden geplant.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.