Checklist voor een goed georganiseerde boerderijdag

Een boerderijdag vraagt meer voorbereiding dan alleen dieren en activiteiten klaarzetten. Je regelt tegelijk de bezoekersstroom, dierenverzorging, catering, schuilplekken en duidelijke bewegwijzering. Begin met datum, programma en aanmeldingen en werk daarna toe naar de inrichting op locatie. Met deze checklist zie je wat je vooraf controleert, wat je op de dag zelf klaarzet en welke praktische zaken vaak pas te laat opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dierenverzorgers inplannen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Veilige bezoekersroute bepalen
2 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Dierenvoeding afmeten
2 personen
Programma en plattegrond printen
Aanmeldtafel voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Dierenvoederpunten klaarzetten
2 personen
Knutseltafel klaarzetten
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
Toiletten en wastafels controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Rondleiding langs de dieren geven
2 personen
Dieren voeren begeleiden
3 personen
Ponyborstelen begeleiden
2 personen
Knutselactiviteit begeleiden
2 personen
Boerenspellen begeleiden
3 personen
Lunch en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dierenverblijven tussentijds controleren
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Kinderen naar activiteiten begeleiden
3 personen
Muziek en verlichting bedienen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste dierenronde uitvoeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Dierenverblijven nalopen
2 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Scharenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Buitengrill
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Statafelbordjesaantal 8

Sportmateriaal

Houten spellenaantal 6
Hoepelsaantal 8
Touwtrektouw
Zachte ballenaantal 8
Pionnenaantal 20
Knutseltafellopersaantal 2
Kleurpotlodenaantal 12
Knutselbakkenaantal 6

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veilige bezoekersroute voordat je tafels, tenten en activiteiten neerzet. Houd dierenverblijven, voederpunten en werkzones buiten de looplijn en plaats bewegwijzering op alle belangrijke kruisingen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal waar partytenten, buitenlampen en lichtslingers komen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Verwerk dieetwensen vóór je boodschappen doet en maak aparte keuzes herkenbaar bij het buffet. Zet voor koffie en thee een eigen punt klaar met thermoskannen, waterkokers en voldoende bekers.
Plan dierenverzorgers per onderdeel van het programma in plaats van één algemene bezetting. Controleer vóór opening de verblijven, meet dierenvoeding af en spreek af wie bezoekers bij de dieren begeleidt.
Maak een papieren programma en plattegrond, ook als je online uitnodigt. Leg minstens één exemplaar bij de aanmeldtafel en hang extra exemplaren op bij de ingang, het buffet en de knutseltafel.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een boerderijdag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en maak uiterlijk in de laatste week de deelnemerslijst compleet.
Hoeveel partytenten heb ik nodig voor een boerderijdag?: Dat hangt af van het aantal bezoekers en de activiteiten, maar reserveer minimaal één overdekte plek voor het buffet en één voor bezoekers die willen zitten. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zet de tenten vóór de inrichting op.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een boerderijdag doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse lunchproducten en gekoelde dranken op de dag ervoor. Zet dranken enkele uren voor de start koud en bereid hapjes zo kort mogelijk voor opening.
Wat moet ik op de ochtend van een boerderijdag controleren?: Loop minimaal 2 uur vóór ontvangst van de bezoekers de dierenverblijven, route, stroom, verlichting en activiteiten na. Controleer daarna de aanmeldtafel, het buffet, de koffie- en theepost en de voederpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.