Checklist para organizar el Día de la Granja
Organizar un Día de la Granja requiere coordinar visitantes, animales, actividades y comida sin dejar cabos sueltos. Empieza fijando la fecha, el programa y el sistema de inscripciones; después podrás calcular raciones, cuidadores y material. La víspera conviene revisar el tiempo, los recintos y la ruta de visita. El día del evento, reserva varias horas para montar carpas, mesas, señalización, iluminación y los puntos de alimentación de los animales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Programar cuidadores de animales
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Definir una ruta segura para visitantes
2 personas
Comprobar el material de actividades
2 personas
Medir la comida de los animales
2 personas
Imprimir el programa y el plano
Preparar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar los puntos de alimentación de animales
2 personas
Montar la mesa de manualidades
2 personas
Preparar los materiales del juego
2 personas
Revisar los baños y lavabos
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Hacer una visita guiada por los animales
2 personas
Guiar la alimentación de los animales
3 personas
Supervisar el cepillado de ponis
2 personas
Coordinar la actividad de manualidades
2 personas
Guiar los juegos de granja
3 personas
Servir el almuerzo y los aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Comprobar los alojamientos de animales periódicamente
2 personas
Servir la cena
4 personas
Acompañar a los niños a las actividades
3 personas
Controlar la música y la iluminación
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Realizar la última ronda de animales
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Revisar los alojamientos de animales
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 70
- Cuencos reutilizablescant. 50
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 10
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Tijerascant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Parrilla exterior
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoz portátil
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Pizarrascant. 6
- Carteles para mesas altascant. 8
Material deportivo
- Juegos de maderacant. 6
- Aroscant. 8
- Cuerda para tira y afloja
- Pelotas blandascant. 8
- Conoscant. 20
- Manteles de manualidadescant. 2
- Lápices de colorescant. 12
- Cajas para manualidadescant. 6
Limpieza
- Escobillas y recogedorescant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 3 días antes para preparar la lista de participantes, recoger preferencias dietéticas y calcular la comida del almuerzo y de los animales.
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y de nuevo la mañana del evento. Las carpas, las lámparas exteriores y los alargadores deben estar previstos antes de empezar el montaje.
- Programa a los cuidadores de animales por turnos de 2 a 3 horas. Así siempre hay una persona responsable mientras el resto del equipo atiende las inscripciones y las actividades.
- Monta la ruta segura para visitantes antes de colocar la decoración. Revisa que los recintos estén cerrados, que la señalización se vea desde varios metros y que no se crucen las zonas de servicio.
- Prepara el buffet, el café y el té cuando las mesas ya estén colocadas. Enfría las bebidas con antelación y deja platos, cuencos, vasos, tazas y cubiertos en puntos separados para evitar colas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Granja?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, enviar invitaciones y organizar las inscripciones. Cierra la lista de participantes al menos 3 días antes, cuando también debes confirmar la comida y los turnos de cuidadores.
- ¿Qué se hace el día anterior al Día de la Granja?
- El día anterior revisa el pronóstico, los recintos, la ruta de visitantes y el material de actividades. También puedes imprimir el programa y el plano, enfriar las bebidas y dejar preparada la señalización.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el evento?
- Calcula entre 3 y 4 horas para montar carpas, mesas, sillas, buffet, café, iluminación y decoración. Añade al menos 30 minutos para comprobar la electricidad, los cables y la seguridad de la ruta antes de recibir al público.
- ¿Cómo calcular la comida para un Día de la Granja?
- Usa la lista definitiva de participantes como base y añade un margen del 10 % para el almuerzo y los aperitivos. La comida de los animales debe medirse por separado y prepararse según el número de animales y los turnos de alimentación previstos.
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