Journée à la ferme : la checklist pour tout préparer
Une journée à la ferme demande plus qu’un repas et quelques activités. Il faut coordonner les inscriptions, les soins aux animaux, la circulation des visiteurs et l’installation sur place. Cette checklist de 56 tâches et 44 fournitures t’aide à avancer dans l’ordre, des premières invitations au rangement final. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : météo, besoins alimentaires, éclairage, signalisation et alimentation électrique.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Planifier les soigneurs animaliers
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Déterminer un parcours sécurisé pour les visiteurs
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Mesurer la nourriture pour animaux
2 personnes
Imprimer le programme et le plan
Préparer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les encas et le déjeuner
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les points de nourrissage des animaux
2 personnes
Installer la table de bricolage
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Contrôler les toilettes et les lavabos
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Faire la visite des animaux
2 personnes
Encadrer le nourrissage des animaux
3 personnes
Encadrer le brossage des poneys
2 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
2 personnes
Encadrer les jeux fermiers
3 personnes
Servir le déjeuner et les snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux entre-temps
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Accompagner les enfants aux activités
3 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
Vider les poubelles
2 personnes
Effectuer la dernière ronde des animaux
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tabourets de barqté 6
- Tables de buffetqté 4
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Bols réutilisablesqté 50
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 10
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Ciseauxqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Grill extérieur
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceinte portable
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes d'extérieurqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Panneaux de tables hautesqté 8
Matériel de sport
- Jeux en boisqté 6
- Cerceauxqté 8
- Corde de tir à la corde
- Balles souplesqté 8
- Cônesqté 20
- Chemins de table pour tables de bricolageqté 2
- Crayons de couleurqté 12
- Bacs de bricolageqté 6
Nettoyage
- Balais à main et pellesqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le programme au moins 3 à 4 semaines à l’avance, puis envoie les invitations avec une date limite d’inscription. Cela te laisse le temps d’établir une liste fiable des participants et de prévoir les besoins alimentaires.
- Vérifie la météo 48 heures avant, puis adapte les tentes, les tables et le parcours des visiteurs. Prévois un itinéraire sécurisé qui évite les enclos sensibles et reste praticable en cas de pluie.
- Répartis les soins aux animaux sur des créneaux précis avant l’arrivée du public. Mesure la nourriture à l’avance et installe les points de nourrissage uniquement après avoir vérifié les enclos et le matériel d’activité.
- Prépare le buffet et le point café séparément : boissons au frais, thermos remplis et vaisselle réutilisable comptée pour chaque participant, avec une marge d’environ 10 %. Les besoins alimentaires doivent être confirmés avant les courses.
- Installe la signalisation, l’éclairage et l’alimentation avant l’arrivée des invités. Teste les rallonges, multiprises, machines à café et lampes au moins 30 minutes avant le début, puis garde la table d’inscription visible dès l’entrée.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée à la ferme ?
- Prévois 3 à 4 semaines pour fixer le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Les vérifications finales — météo, enclos, nourriture et matériel — se font idéalement dans les 48 heures précédentes.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée à la ferme ?
- Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec une échéance d’inscription fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi confirmer les quantités de repas, de boissons et de vaisselle.
- Que faut-il prévoir pour la sécurité des visiteurs à la ferme ?
- Définis un parcours sécurisé avant l’installation et signale clairement les zones accessibles. Vérifie les enclos le jour même, avant l’arrivée du public, et attribue les soins aux animaux à des personnes identifiées.
- Quand installer les tentes et les tables ?
- Installe les tentes, tables, chaises et tables de buffet le jour même, au moins 2 heures avant l’accueil. Branche ensuite l’éclairage et les appareils, puis teste chaque connexion 30 minutes avant le début.
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