Boerderijbezoek organiseren: checklist en planning

Een boerderijbezoek vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum prikken. Je stemt het programma af met de boer, verzamelt dieetwensen en regelt vervoer, route en parkeren voor alle deelnemers. Op de dag zelf komen daar ontvangst, dierenvoer, catering, zitplaatsen en veiligheidsinstructies bij. Deze checklist helpt je om het bezoek in de juiste volgorde te organiseren, van reservering tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Boerderij reserveren
Programma met boer afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer inventariseren
Deelnemerslijst afronden
Route en parkeergegevens delen
Weersverwachting controleren
Programma en adressen printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Deelnemers herinneren
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytent opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Dierenvoer klaarzetten
2 personen
Buffet voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen

Event

Veiligheidsinstructies doornemen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Dieren voeren begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Boerderijactiviteit begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Diner serveren
4 personen
Dessert serveren
2 personen
Laatste vertrek controleren
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytent afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Terrein schoon opleveren
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Restanten controleren en opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Partytentaantal 2
Buffettafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 36
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 36
Programma-overzichtenaantal 36

Sportmateriaal

Kruiwagensaantal 2
Houten spellenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Handvegers en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de boerderij zodra je een voorkeursdatum hebt en stem binnen dezelfde week het programma met de boer af. Vraag meteen welke ruimtes, dieren en activiteiten beschikbaar zijn en hoeveel tijd elk onderdeel kost.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf in één deelnemerslijst. Gebruik die lijst ook om vervoer te inventariseren, zodat je ontbrekende plaatsen niet pas op de vertrekdag ontdekt.
Deel route- en parkeergegevens minstens 3 dagen vooraf en stuur deelnemers een herinnering met verzameltijd, kledingadvies en contactgegevens. Print daarnaast programma-overzichten en adressen voor de organisatie op locatie.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of de partytent, verlichting en extra zitplaatsen nodig zijn. Zet klaptafels, klapstoelen en afvalbakken zo neer dat bezoekers, catering en eventuele dierenroutes elkaar niet hinderen.
Maak op de ochtend zelf aparte zones voor ontvangst, dierenvoer en buffet. Zet servies, bestek, opscheplepels, gekoelde dranken en warmhoudbakken klaar voordat de eerste deelnemers arriveren; plan daarna een korte veiligheidsinstructie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijbezoek reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 8 weken vooraf, vooral als je met een groep komt of een specifiek programma wilt. Leg de datum pas definitief vast nadat de boer de activiteiten en groepsgrootte heeft bevestigd.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een boerderijbezoek afronden?: Rond de lijst uiterlijk 7 dagen voor het bezoek af. Dan kun je dieetwensen, vervoer, catering en het aantal benodigde stoelen nog aanpassen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een boerderijbezoek controleren?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om een partytent, verlichting, extra kledingadvies of een aangepast buitenprogramma te regelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een boerderijbezoek op locatie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor locatie-inspectie, tafels en stoelen, ontvangsttafel, buffet, dierenvoer en veiligheidscontrole. Bij een partytent, verlichting of barbecue is 3 uur voorbereiding praktischer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.