Organiser une visite de ferme sans rien oublier

Une visite de ferme demande plus qu’une réservation et quelques invitations. Il faut coordonner le programme avec l’agriculteur, connaître les besoins alimentaires et prévoir l’arrivée de chaque participant. Cette checklist rassemble les 46 tâches et 33 fournitures à gérer, de la préparation des inscriptions jusqu’au rangement. Commence les confirmations au moins une semaine avant, puis réserve le jour précédent aux courses, au matériel et aux vérifications météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la ferme
Coordonner le programme avec l’agriculteur
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les moyens de transport
Finaliser la liste des participants
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le programme et les adresses
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Rappeler les participants
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter la tente de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer la nourriture pour les animaux
2 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes

Événement

Passer en revue les consignes de sécurité
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la visite guidée
2 personnes
Encadrer le nourrissage des animaux
3 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Animer l'activité à la ferme
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Vérifier le dernier départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter la tente de réception
4 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier les restes et ranger
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 36
Tente de réceptionqté 2
Table de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 36
Couvertsqté 40
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Bouilloireqté 2
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 36
Plans du programmeqté 36

Matériel de sport

Brouettesqté 2
Jeux en boisqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Éponges de nettoyageqté 6
Balais et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifie la liste finale 3 à 5 jours avant la visite. Cela évite de découvrir le jour même une allergie ou un régime particulier.
Recense les moyens de transport avant d’envoyer l’itinéraire définitif. Partage les adresses et les informations de stationnement au plus tard 48 heures avant le départ.
Prévois un contrôle météo la veille et le matin même. Une tente de réception, des lampes à piles et des rallonges ne remplacent pas une vérification du terrain et des conditions de sécurité.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et utilise des glacières séparées si le trajet est long. Prépare aussi le service traiteur, les bacs de maintien au chaud et les thermos avant l’arrivée des visiteurs.
Installe les tables, les chaises, l’éclairage, l’accueil et le buffet avant le début du programme. Garde les consignes de sécurité imprimées avec les plans du programme afin de les rappeler rapidement au groupe.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une visite de ferme ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant pour avoir le temps de finaliser les participants, les transports et les besoins alimentaires.
Que prévoir pour le repas d’une visite de ferme ?: Prévois le buffet, la vaisselle réutilisable, les couverts, les verres, les plateaux de service et les ustensiles adaptés. Termine les achats la veille et refroidis les boissons au moins 4 heures avant le début.
Quand vérifier la météo pour une visite de ferme ?: Fais une première vérification 3 jours avant, puis une autre la veille et le matin de la visite. Contrôle aussi l’état du terrain, l’emplacement de la tente et l’éclairage avant l’arrivée des participants.
Combien de temps prévoir pour installer une visite de ferme ?: Réserve au moins 2 heures avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, la tente, l’éclairage, le buffet et la table d’accueil. Ajoute 30 minutes pour l’inspection du lieu et le rappel des consignes de sécurité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.