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Bauernhofbesuch organisieren: die komplette Checkliste

Ein Bauernhofbesuch braucht mehr Vorbereitung als nur eine Reservierung. Du musst Programm, Anreise, Verpflegung und den Ablauf vor Ort mit dem Bauern abstimmen. Besonders leicht werden Wetter, Tierfutter, Parkhinweise und ausreichend Kühlung vergessen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Aufbau und der Sicherheitsunterweisung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Bauernhof reservieren

  • Programm mit dem Bauern abstimmen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport inventarisieren

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Route und Parkinformationen teilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Programm und Adressen drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelt aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Tierfutter bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Sicherheitsanweisungen durchgehen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Führung begleiten

    2 Personen

  • Beim Füttern der Tiere begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Hofaktivität betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Letzte Abfahrt kontrollieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet und Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Partyzelt abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Gelände sauber übergeben

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Reste kontrollieren und aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 36
  • FestzeltAnz. 2
  • Buffet-TischAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 36
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • GrillfestAnz. 2
  • GasflaschenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 36
  • ProgrammübersichtenAnz. 36

Sportmaterial

  • SchubkarrenAnz. 2
  • HolzspieleAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • ReinigungsschwämmeAnz. 6
  • Handfeger und KehrschaufelAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Stimme das Programm mindestens 2 bis 3 Wochen vorher mit dem Bauern ab. Kläre dabei auch, wann die Gruppe eintrifft, welche Tiere gefüttert werden dürfen und welche Sicherheitsregeln gelten.
  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Besuch ab. Erfasse gleichzeitig Ernährungswünsche, Transportmöglichkeiten und die genaue Zahl für Catering, Geschirr und Sitzplätze.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und teile Route sowie Parkinformationen erneut. Bei wechselhaftem Wetter solltest du außerdem den Aufbau des Festzelts und einen geschützten Treffpunkt einplanen.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor der Ankunft. Für warme Speisen brauchst du Warmhaltebehälter, für Kaffee Thermoskannen und für empfindliche Lebensmittel Kühlboxen.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 60 bis 90 Minuten Vorlauf. Tische, Stühle, Empfangstisch, Beleuchtung, Buffet und Tierfutter sollten stehen, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Bauernhofbesuch buchen?
Buche den Bauernhof möglichst 4 bis 8 Wochen vorher, besonders bei größeren Gruppen oder einem festen Programm. Die genaue Teilnehmerzahl kannst du oft 5 bis 7 Tage vor dem Termin nachreichen.
Was muss man für einen Bauernhofbesuch vorbereiten?
Regle Reservierung, Programm, Einladungen, Anmeldungen, Transport und Verpflegung. Vor Ort brauchst du unter anderem Sitzplätze, Buffetmaterial, Geschirr, Beleuchtung, Tierfutter und klare Sicherheitsanweisungen.
Wann soll man die Teilnehmer an einen Bauernhofbesuch erinnern?
Schicke die Erinnerung 2 bis 3 Tage vorher. Nenne darin Startzeit, Treffpunkt, Route, Parkmöglichkeiten, Wetterhinweise und alles, was die Teilnehmer mitbringen oder beachten müssen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau auf dem Bauernhof?
Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Bei einem Festzelt, Beleuchtung, Buffet und mehreren Sitzbereichen können 2 Stunden realistischer sein.

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