Eine Bücher-Tauschbörse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Tauschregeln spätestens drei Wochen vor dem Termin fest: Bestimme zum Beispiel, wie viele Bücher jede Person mitbringen darf und ob beschädigte oder unvollständige Bücher ausgeschlossen sind.
• Plane die Anmeldung mit einer Frist von sieben Tagen. Frage dabei nicht nur nach der Personenzahl, sondern auch nach der erwarteten Zahl der Bücher und nach Ernährungswünschen für Kaffee, Tee und Verpflegung.
• Teile den Raum in mindestens drei Bereiche auf: Annahmestelle, vorsortierte Buchkategorien und Tauschtheke. Beschrifte die Kategorien gut sichtbar, damit Besucher nicht an einem einzigen Tisch suchen müssen.
• Setze für die Annahme mindestens zwei Helfer gleichzeitig ein, wenn du mehr als 50 Bücher erwartest. Einer prüft und etikettiert die Bücher, der andere erfasst die Menge und erklärt die Tauschgutscheine.
• Beginne den Aufbau etwa zwei Stunden vor dem Einlass. Stelle zuerst Tische, Regale, Wegweiser und Stromversorgung auf, sortiere danach die Bücher und stelle Kaffee sowie Tee erst kurz vor dem Öffnen bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Helfer braucht man für eine Bücher-Tauschbörse?

Bei bis zu 50 erwarteten Büchern reichen meist drei Helfer: zwei für Annahme und Sortierung und einer für Empfang oder Getränke. Bei 100 Büchern solltest du mindestens fünf Helfer einplanen.

Wie früh muss man eine Bücher-Tauschbörse anmelden?

Reserviere den Raum idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung etwa sieben Tage vorher.

Wie sortiert man Bücher bei einer Tauschbörse?

Sortiere die Bücher zunächst nach festgelegten Kategorien und klebe anschließend Labels auf Buchrücken oder Stapel. Rechne für 50 Bücher mit etwa 30 bis 45 Minuten Vorsortierung, wenn die Kategorien vorher vorbereitet sind.

Wie viele Bücher sollte man pro Person für eine Bücher-Tauschbörse erlauben?

Eine praktikable Regel sind 5 bis 10 Bücher pro Person, abhängig von Raum und erwarteter Teilnahme. Lege die Obergrenze mindestens drei Wochen vorher fest und drucke die Tauschgutscheine passend zu dieser Regel.

Ähnliche Pläne

• Benefizgala organisieren: die vollständige Checkliste
• Einkaufsliste für eine Benefizgala
• Eine Benefizgala Schritt für Schritt organisieren
• Bücher-Tauschbörse organisieren: die vollständige Checkliste