Zo organiseer je een boekenmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en openingstijden; pas daarna kun je verkopers werven en de indeling maken. Een boekenmarkt loopt vooral vast wanneer tafelruimte, verkoopvoorwaarden en wisselgeld te laat worden geregeld. Werk daarom terug vanaf de marktdag en geef verkopers vaste deadlines voor hun gegevens en bevestiging. Plan ook de bezoekersstroom, catering en stroompunten mee: koffiezetapparaten, waterkokers en kassa-apparatuur vragen vaak meer aansluitingen dan verwacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Plattegrond maken
6
Verkopers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Evenement online aankondigen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Verkopers bevestigen
11
Verkoopvoorwaarden versturen
12
Tafelindeling toewijzen
13
Verkopersgegevens verzamelen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering reserveren
16
Drankvoorraad bepalen
17
Promotieposters ontwerpen
18
Promotieposters verspreiden
2 personen
19
Boekenmarktprogramma printen
20
Verkoperslijst printen
21
Naambadges voorbereiden
22
Prijskaartjes snijden
2 personen
23
Boekendozen controleren
2 personen
24
Kassa voorbereiden
2 personen
25
Wisselgeld regelen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Materialen verzamelen
2 personen
28
Locatie controleren
2 personen

Event

29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
2 personen
31
Tafelkleden leggen
2 personen
32
Verkopersborden plaatsen
2 personen
33
Boekenkramen nummeren
2 personen
34
Informatietafel inrichten
2 personen
35
Kassa inrichten
2 personen
36
Boeken van verkopers ontvangen
3 personen
37
Boeken op tafels uitstallen
6 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Bewegwijzering ophangen
2 personen
41
Openingscontrole uitvoeren
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
2 personen
43
Informatietafel bemannen
44
Kassa bemannen
2 personen
45
Verkopers ondersteunen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
49
Tafels tussentijds netjes maken
2 personen
50
Afvalbakken legen
51
Verkoop afronden
2 personen
52
Boeken inpakken
4 personen
53
Verkopers laten uitchecken
2 personen
54
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

55
Tafels afbreken
4 personen
56
Stoelen terugplaatsen
2 personen
57
Materialen sorteren
2 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Toiletten controleren
62
Verloren voorwerpen verzamelen
63
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 18
Boekenkistenaantal 30
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Kassa
Rekenmachinesaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handlampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Boekenmarktpostersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 18
Naambadgesaantal 40
Prijskaartjesaantal 300
Informatiebordenaantal 6

Kantoor

Pennensetsaantal 6
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Schortenaantal 6

Catering

Koffiethermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Kassabakjesaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 3

Tips

Leg de tafelindeling vast zodra de verkopers zijn bevestigd. Noteer per tafel een nummer en reserveer ruimte voor looppaden, boekenkisten en eventuele kledingrekken; zo voorkom je dat extra tafels de doorgang blokkeren.
Stuur de verkoopvoorwaarden uiterlijk twee weken voor de markt. Vermeld daarin de aankomsttijd, afmetingen van de tafel, betaalwijze, regels voor prijskaartjes en wie verantwoordelijk is voor onverkochte boeken.
Maak de kassa minstens één dag vooraf klaar. Tel het wisselgeld, test de rekenmachine en leg prijskaartjes, pennen en plakband bij elkaar; op de ochtend zelf wil je niet nog naar kantoorbenodigdheden zoeken.
Controleer de stroomvoorziening tijdens de locatie-inspectie, niet pas bij de opbouw. Tel koffiezetapparaten, waterkokers en andere apparatuur bij elkaar en neem per aansluitpunt passende verlengsnoeren en stekkerdozen mee.
Plan de promotie in twee momenten: verspreid posters ongeveer drie weken vooraf en publiceer de online aankondiging direct na het vastleggen van datum en locatie. Print het programma, de verkoperslijst en de naambadges uiterlijk de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg datum en tijden vast en controleer vergunningen en verzekering. Gebruik de laatste twee weken voor verkopersbevestigingen, tafelindeling en drukwerk.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een boekenmarkt?: Reken naast de tafelruimte op minimaal 1,2 meter vrije doorgang tussen rijen. Meet ook ruimte voor boekenkisten, een kassa en catering; bij 20 tafels heb je daardoor duidelijk meer nodig dan alleen de oppervlakte van 20 tafels.
Wanneer moet je verkopers bevestigen voor een boekenmarkt?: Bevestig verkopers uiterlijk 3 weken voor de marktdag. Dan kun je tafelnummers toewijzen, verkopersgegevens verzamelen, de voorwaarden versturen en een correcte verkoperslijst en plattegrond printen.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig op een boekenmarkt?: Stel het bedrag vast op basis van de verwachte contante omzet en de prijsniveaus, maar regel het uiterlijk één dag vooraf. Verdeel meerdere coupures en munten over de kassa en controleer het bedrag samen met een tweede persoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.