Boekenmarkt organiseren: checklist en planning

Een boekenmarkt organiseren vraagt meer dan boeken op tafels leggen. Je moet verkopers en bezoekers op tijd informeren, de ruimte logisch indelen en vooraf afspraken maken over prijzen en betalen. Ook stroom, koffie, verlichting en een alternatief bij regen worden vaak te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van aanmeldingen en promotie tot de inrichting en afsluiting van de markt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst samenstellen
Tafels voor verkopers toewijzen
Locatie en ruimte reserveren
Stroompunten controleren
Weersverwachting controleren
Prijsbeleid vastleggen
2 personen
Kassa-indeling voorbereiden
2 personen
Promotieposters ontwerpen
Promotieposters ophangen
2 personen
Routeborden voorbereiden
Boekdonaties sorteren
3 personen
Boeken op genre indelen
3 personen
Boeken prijzen
3 personen
Verkopers informeren
Kassa- en betaalregels versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Contant geld ophalen
Weersplan communiceren

Event

Locatie openen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
2 personen
Boeken per genre uitstallen
5 personen
Prijsborden plaatsen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Verkopers ontvangen
2 personen
Verkopers helpen met uitladen
4 personen
Kassa inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
Boekentafels aanvullen
2 personen
Verkopers informeren over sluiting
Laatste verkopen afhandelen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Verkopers uitladen begeleiden
3 personen

Nazorg

Boeken inpakken
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Bruikbare materialen sorteren
2 personen
Boeken terugbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Boekenkastenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Kleedjesaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijlampenaantal 8
Handmicrofoon
Draagbare speaker

Keuken

Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Tangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Boekenthema-postersaantal 12
Prijskaartjesaantal 500
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Catering

Boeken voor verkoopaantal 500
Kassaaantal 2
Geldkistaantal 2
Pinapparaat
Bonnenboekjesaantal 4
Kassabonnenaantal 500
Contant wisselgeld
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Papieren handdoekdispenseraantal 2

Tips

Open de aanmeldingen zodra datum en openingstijden vaststaan. Verwerk de reacties wekelijks en verzamel dieetwensen meteen, zodat je niet vlak voor de markt nog achter gegevens aan moet.
Maak de verkopersindeling niet pas op de dag zelf. Wijs tafels vooraf toe en stuur iedere verkoper de opstelling, betaalregels en het tijdstip waarop opbouwen mogelijk is.
Sorteer boekdonaties eerst op genre en prijs ze daarna. Werk met duidelijke prijskaartjes en leg het prijsbeleid uiterlijk enkele dagen voor de markt vast, vooral als meerdere verkopers dezelfde kassa gebruiken.
Controleer stroompunten voordat je koffiezetapparaten, waterkokers, verlichting en geluidsapparatuur klaarzet. Neem per aansluitpunt een passende verlengkabel en stekkerdoos mee en test alles vóór opening.
Communiceer een weersplan zodra de weersverwachting onzeker wordt. Regel partytenten, beschermhoezen of een binnenopstelling vooraf; bezoekers en verkopers moeten vóór vertrek weten waar de markt doorgaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, datum, openingstijden en verkoperswerving. Plan de promotie en aanmeldingen uiterlijk 3 weken voor de markt, zodat je de indeling nog rustig kunt maken.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenmarkt?: Reken per verkoper op minstens 1 tafel en houd extra ruimte vrij voor looppaden, de kassa en het koffie- en theepunt. Maak de definitieve tafelindeling zodra de verkoperslijst gesloten is, bij voorkeur 7 dagen vooraf.
Hoeveel contant geld heb ik nodig voor een boekenmarkt?: Leg vooraf vast welke betaalmethoden worden gebruikt en zorg voor wisselgeld in meerdere kleine coupures. Haal het contante geld uiterlijk de dag vóór de markt op en tel het bij opening samen met een tweede persoon.
Wat doe je bij regen tijdens een boekenmarkt?: Bepaal uiterlijk 24 uur vooraf of je naar binnen verplaatst of partytenten gebruikt. Communiceer de beslissing direct met verkopers en bezoekers en bescherm boeken met droge opslag, tafelkleden en voldoende verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.