Checklist voor een goed georganiseerde boekenmarkt

Een boekenmarkt staat of valt met een strakke voorbereiding van verkopers, indeling en materiaal. Reserveer eerst de marktplek en controleer meteen of een vergunning nodig is. Daarna verwerk je aanmeldingen, maak je de verkopersindeling en regel je tafels, tenten en betaalmogelijkheden. Op de marktdag zelf werk je van locatie openen naar opbouwen, verkopers ontvangen en boeken uitpakken. Met deze checklist zie je wat je vooraf moet vastleggen en wat vaak pas te laat wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktplek reserveren
Verkopers uitnodigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkopersindeling maken
Tafels en tenten reserveren
Vergunning controleren
Weersverwachting controleren
Verkoperslijst afdrukken
Plattegrond afdrukken
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Boekenstandaard sorteren
2 personen
Kassa voorbereiden
Weerplan bevestigen
Locatie openen
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
Verkopers ontvangen
2 personen
Boeken uitpakken
4 personen
Boekenstands inrichten
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Informatietafel klaarzetten
2 personen
Kassa en betaalbord plaatsen
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
2 personen
Informatie verstrekken
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tafels netjes houden
Afval verzamelen
Verkopers ondersteunen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Verkopers laten afbouwen
2 personen
Boeken terug inpakken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Verkopers informeren over afrekening

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Markttafelsaantal 12
Stoelenaantal 20
Partytentenaantal 3
Tafelkledenaantal 12
Boekenkistenaantal 20
Boekenstandaardsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 3

Decoratie

Bewegwijzerbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Prijskaartjesaantal 200
Naamkaartjesaantal 30
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Schotelsaantal 50
Lepeltjesaantal 60
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Schenk kannenaantal 4
Suikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Opslagboxenaantal 8
Flessenopenersaantal 2
Scharenaantal 4
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6
Geldkistjesaantal 3
Wisselgeldbakjesaantal 3

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3
Desinfectiegelaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verkopersindeling uiterlijk een week vooraf vast. Print zowel de verkoperslijst als de plattegrond, zodat deelnemers niet afhankelijk zijn van hun telefoon bij aankomst.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan je weerplan. Bij een buitenmarkt moeten partytenten, tafelkleden, touw en voldoende bevestigingsmateriaal klaarstaan.
Test de kassa en het pinapparaat vóór het uitladen. Leg ook prijskaartjes, prijslijsten, naamkaartjes, plakband en verlengsnoeren samen in één herkenbare opslagbox.
Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van tafels, stoelen en tenten. Zet eerst de markttafels en looproutes uit; plaats daarna boekenkisten en boekenstandaards per verkoper.
Regel koffie en water vóór de verkopers arriveren. Zet koffiezetapparaten of waterkokers, thermoskannen, bekers, kopjes, suiker en melk op één vaste plek met een serveerblad.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de marktplek, verkopers en eventuele vergunning. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de markt en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een boekenmarkt op te bouwen?: Reken op minstens 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, tafelkleden en bewegwijzering. Plan daarnaast 30 minuten voor het ontvangen van verkopers en het uitpakken van de boeken.
Wat moet ik regelen voor betalingen op een boekenmarkt?: Voorzie één kassa en een getest pinapparaat per centraal verkooppunt of per verkoper, afhankelijk van je opzet. Controleer beide uiterlijk de dag ervoor en leg prijslijsten en prijskaartjes vooraf klaar.
Wanneer moet ik het weer voor een boekenmarkt controleren?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en neem 24 uur vooraf de definitieve beslissing over je weerplan. Controleer op de ochtend zelf nog één keer of tenten, touw en verlichting nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.