Boekenmarkt organiseren: checklist en planning

Een boekenmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: leg eerst locatie, datum en verkoopvoorwaarden vast, regel daarna verkopers en promotie. Reserveer op tijd voldoende tafels, stoelen, tenten en verlichting, zeker bij een buitenlocatie. Denk ook aan betalingen, bewegwijzering en een plek voor koffie en thee. Op de dag zelf werk je van ontvangst en opbouw naar genummerde kramen, gesorteerde boeken en een duidelijke afsluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Verkoopvoorwaarden vastleggen
2 personen
Inlevervoorwaarden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Tafelindeling maken
2 personen
Verkopers informeren
Dieetwensen verzamelen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Contant geld voorbereiden
Weersverwachting controleren
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Kramen nummeren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Boeken sorteren
6 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Verkoopbalie inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Verkoopadministratie bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Verkopers uitchecken
3 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Overgebleven boeken inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Eindafrekening verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Markttafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 20
Partytentenaantal 4
Kraamtafelsaantal 4
Krukkenaantal 4
Boekenkistenaantal 30
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Contantgeldkistjesaantal 4
Rekenmachinesaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Bordenaantal 80
Serveertangenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Kraamnummerbordenaantal 24
Prijskaartjesaantal 500
Pijlbordenaantal 8
Inschrijfformulierenaantal 100
Informatiebordenaantal 4
Kleefbandaantal 8
Touwaantal 2
Stiftenaantal 12
Klemmenaantal 40
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 24
Notitieblokkenaantal 6
Kassaformulierenaantal 100

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffers
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Kabelmattenaantal 4

Tips

Leg verkoop- en inlevervoorwaarden minimaal 3 weken vooraf vast en publiceer ze samen met de aanmeldinformatie. Zo weten verkopers hoeveel boeken ze mogen meenemen, wanneer ze moeten aanleveren en hoe de verkoop wordt afgerekend.
Maak de tafelindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Nummer iedere kraam en stuur verkopers uiterlijk 3 dagen vooraf hun tafelnummer, aankomsttijd en praktische instructies.
Controleer betalingen niet pas op de marktdag. Test pinapparaten vooraf, leg contant wisselgeld klaar en gebruik een aparte tafel voor inschrijfformulieren en eventuele verkoopregistratie.
Plan de opbouw met extra tijd voor tenten, tafels en kabels. Reken op minstens 2 uur voor opbouw en controleer bij buitengebruik de weersverwachting voordat je definitief materialen en verlichting klaarzet.
Bereid koffie en thee voor op het eerste bezoekersuur. Zet per koffiepunt een koffiezetapparaat of waterkoker, thermoskannen, bekers, lepels, water en afvalbakken bij elkaar, zodat bezoekers niet door de verkoopkramen hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen en publiceer de inlevervoorwaarden ongeveer 3 weken voor de markt.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenmarkt?: Plan per verkoper minimaal 1 markttafel of kraamtafel en voeg 10 tot 15 procent extra ruimte toe voor doorgangen, koffie en administratie. Maak de definitieve indeling zodra het aantal aanmeldingen bekend is.
Wanneer moet ik verkopers informeren over hun kraam?: Stuur de tafelindeling, het kraamnummer en de aankomsttijd uiterlijk 3 dagen voor de boekenmarkt. Vermeld ook waar ze moeten lossen en wanneer de opbouw begint.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een boekenmarkt?: Reserveer minimaal 2 uur voor tenten opbouwen, tafels en stoelen plaatsen, kramen nummeren, bewegwijzering ophangen en boeken sorteren. Bij een buitenmarkt plan je 30 minuten extra voor weers- of stroomproblemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.