Checklist para organizar una feria del libro

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder distribuir las mesas, numerar los puestos e informar a cada vendedor de su ubicación. Si esperas hasta la víspera, cualquier cambio afectará al montaje.
• Publica las condiciones de venta y devolución antes de enviar las invitaciones. Los vendedores deben conocerlas con varios días de antelación, especialmente si cobrarás con datáfono o en efectivo.
• Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la apertura para recibir a los vendedores y revisar sus puestos. Usa carteles numerados y señalización direccional para evitar preguntas y desplazamientos durante el montaje.
• Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes si utilizas carpas. Revisa también que haya suficientes regletas, cables alargadores y lámparas LED para los puestos y las máquinas de café.
• Prepara el café, el té y el agua antes de que lleguen los primeros visitantes. Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y deja vasos, tazas, cucharillas, jarras y papeleras en puntos visibles.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una feria del libro?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Durante las dos primeras semanas confirma el lugar y la fecha, comprueba los permisos y fija las condiciones de venta; reserva las mesas y publica la convocatoria después.

¿Cuándo cerrar las inscripciones de los vendedores?

Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para hacer la distribución de las mesas, recoger preferencias dietéticas, preparar los formularios y enviar a cada vendedor sus instrucciones.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria del libro?

Reserva al menos 2 horas para montar carpas, mesas, sillas, puestos y señalización. Añade 30 minutos para clasificar los libros, comprobar los cobros y preparar el café y el té antes de abrir.

¿Qué hay que preparar el día antes de una feria del libro?

El día anterior reúne los materiales, comprueba el inventario, prepara el efectivo y revisa el pronóstico del tiempo. Deja listos los carteles, las etiquetas de precio, los números de puesto, los formularios y los equipos eléctricos para detectar faltas a tiempo.

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