Boekenmarkt organiseren: checklist en planning

Een boekenmarkt staat of valt met een overzichtelijke indeling, duidelijke prijzen en genoeg tijd om boeken te sorteren. Leg eerst locatie, datum en tijden vast en regel daarna tafels, verkopers en vrijwilligers. Plan de inzameling en prijsstelling niet in de laatste week: honderden boeken kosten snel meerdere dagdelen om te verwerken. Op deze checklist staan de voorbereidingen, materialen en stappen voor de opbouw, verkoop en afronding van jouw boekenmarkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Extra tafels reserveren
Aankondiging opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Boekverkopers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Verkoperslijst maken
Prijssysteem bepalen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Boeken inzamelen
3 personen
Boeken sorteren
4 personen
Boeken prijzen
4 personen
Verkopers bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Boekenkramen opbouwen
6 personen
Boeken uitstallen
6 personen
Kassa inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Prijsborden ophangen
2 personen
Entree en looproute markeren
2 personen
Verkopers ontvangen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Boeken verkopen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Boekentafels aanvullen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven boeken inpakken
4 personen
Verkopers laten afbouwen
4 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boeken opslaan
2 personen
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 24
Boekendozenaantal 40
Kassatafel
Kapstok

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveertangenaantal 3

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Prijsbordenaantal 12
Richtingspijlenaantal 12
Verkopersbadgesaantal 30
Plakbandaantal 6
Kleurstickersaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het sorteren en prijzen van boeken in blokken van 2 tot 3 uur. Gebruik kleurstickers of een ander vooraf afgesproken systeem, zodat verkopers en bezoekers prijzen meteen herkennen.
Maak de verkoperslijst uiterlijk 7 dagen voor de markt definitief. Noteer per verkoper de tafel, het aantal beschikbare plaatsen en eventuele afspraken over betaling of onverkochte boeken.
Leg contant wisselgeld en het pinapparaat minstens 1 dag vooraf klaar. Test de kassa, printer, laptop en verlengsnoeren voordat de locatie opengaat, niet tijdens de eerste verkoop.
Maak de plattegrond op schaal en zet richtingspijlen bij de ingang, koffietafel en kassa. Houd looppaden vrij en reserveer ruimte voor boekendozen, zodat dozen niet tussen de bezoekers staan.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor opening. Zet eerst tafels, stoelen en boekenkramen neer, richt daarna de kassatafel in en plaats als laatste de boeken en prijsborden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een boekenmarkt te organiseren?: Reken op 3 tot 6 weken voor een boekenmarkt met meerdere verkopers. Reserveer de locatie en tafels eerst, stuur daarna uitnodigingen en sluit de verkoperslijst ongeveer 7 dagen voor de markt.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenmarkt?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de hoeveelheid boeken, maar begin met 1 tafel per verkoper en controleer de ruimte op looppaden. Reserveer extra tafels uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet ik boeken sorteren en prijzen?: Sorteer en prijs de boeken bij voorkeur 3 tot 7 dagen voor de markt. Werk in blokken van 2 tot 3 uur en houd de laatste dag vrij voor ontbrekende prijsstickers, dozen en de indeling.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een boekenmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 1 voor de kassa en 1 voor het aanvullen of opruimen per openingsblok van ongeveer 2 uur. Bij meer dan 10 verkopers is een extra aanspreekpunt voor de verkopers praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.