Checklist voor een goed georganiseerde BMX-toertocht

Een BMX-toertocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en fietsen. Je regelt vooraf het startterrein, vergunningen, verkeersbegeleiding, deelnemersinformatie en een veilige markering van de route. Op de dag zelf moeten registratie, fietsenstalling, reparatiemateriaal, drinken en communicatie klaarstaan voordat de eerste deelnemers aankomen. Gebruik de takenlijst als vaste volgorde en controleer vooral de onderdelen die vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Locatie en startterrein reserveren
Vergunningen en verzekering controleren
Route verkennen en risico’s noteren
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Verkeersbegeleiders werven
2 personen
Reservering fietsenstalling maken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Routekaart en deelnemerslijst drukken
2 personen
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
BMX-fietsen en helmen controleren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Gereedschap en reserveonderdelen klaarzetten
2 personen
Routeborden en markeringen sorteren
2 personen
Startterrein schoon en toegankelijk maken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Fietsenstalling inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Route uitzetten
5 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Koelboxen en drankpunten vullen
3 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Helmen en veiligheidsregels controleren
3 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
BMX-toertocht begeleiden
8 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pechhulp en fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Finishdeelnemers opvangen
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Routeborden en linten verwijderen
4 personen
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Partytenten en meubilair afbreken
4 personen
Startterrein schoonmaken
3 personen
BMX’s en materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 8
Reservehelmenaantal 8
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Tie-wrapsaantal 100
Markeerlintaantal 6

Apparatuur

Accuspeaker
Draadloze microfoon
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Fluitjesaantal 10
Zaklampenaantal 6
Zonbeschermingsdispensersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Startfinishbannersaantal 2
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Handborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route vooraf en noteer smalle doorgangen, drukke kruisingen en plekken waar routepijlen of verkeerskegels nodig zijn. Plan daarna voldoende verkeersbegeleiders en geef hun portofoons, reflecterende hesjes en fluitjes.
Open de aanmeldingen pas nadat datum, startterrein, route en maximale capaciteit vastliggen. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met starttijd, verzamelplek, routekaart, fiets- en helmvoorwaarden en contactgegevens.
Richt registratie, fietsenstalling en reparatieplek als drie aparte zones in. Zet fietsenrekken bij de ingang, reservehelmen en reservefietsen zichtbaar klaar en leg per reparatiepunt minstens één fietspomp, bandenlichter en gereedschapsset klaar.
Vul koelboxen en drankpunten vóór de briefing en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zodat boodschappen en herbruikbaar servies niet op de ochtend zelf geregeld hoeven te worden.
Test geluidsapparatuur en communicatie vóór de route wordt uitgezet. Controleer accuspeaker, draadloze microfoon, megafoons, portofoons, verlengkabels en stekkerdozen en houd zaklampen en EHBO-koffers op een vaste, bekende plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een BMX-toertocht organiseren?: Leg datum, route en startterrein bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer vergunningen en verzekering direct daarna en open de aanmeldingen zodra de basis geregeld is.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig voor een BMX-toertocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en risicopunten, niet alleen van het aantal deelnemers. Wijs per risicopunt minimaal 1 begeleider aan en maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de route van een BMX-toertocht uitzetten?: Zet de route op de dag zelf uit nadat het startterrein is ingericht en controleer alle pijlen en markeringen nogmaals vóór de registratie opent. Plan hiervoor minimaal 60 tot 90 minuten.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een BMX-toertocht?: Neem per reparatiepunt minimaal 1 fietspomp, bandenlichter, gereedschapsset en meerdere reservebinnenbanden mee. Leg ook tie-wraps en reservefietsen klaar en wijs vooraf iemand aan die reparaties coördineert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.