Checklist voor een BMX-freestylewedstrijd organiseren
Een BMX-freestylewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen ramps en fietsen klaarzetten. Je moet het wedstrijdformat, de locatie, vergunningen, jury en EHBO vroeg vastleggen en deelnemers tijdig informeren. Daarna volgen de startlijst, wedstrijdindeling, techniekcontrole en logistiek rond materiaal, stroom en geluid. Deze checklist bevat 72 taken en 60 spullen, zodat je stap voor stap naar een veilige en uitvoerbare wedstrijddag werkt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Speaker vastleggen
EHBO-post regelen
Fotograaf vastleggen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
Sponsormaterialen verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst opstellen
2 personen
Prijzengeld controleren
BMX-fietsen controleren
2 personen
Obstakels inspecteren
2 personen
Wedstrijdindeling publiceren
Routebeschrijving versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Wedstrijdmappen klaarmaken
2 personen
Locatie openen
2 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
Obstakels veilig opstellen
4 personen
Valmatten leggen
3 personen
Publiekshekken plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Helmen en bescherming controleren
2 personen
Riders briefing geven
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Kwalificatierondes begeleiden
5 personen
Scores registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Terrein tussentijds controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finalerondes begeleiden
5 personen
Muziek en omroep verzorgen
Actuele uitslagen publiceren
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Publiek veilig uitgeleiden
3 personen
Laatste afvalronde uitvoeren
2 personen
Nazorg
Geluid uitschakelen
2 personen
Obstakels afbouwen
4 personen
Hekken en matten opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafel
- Barkrukkenaantal 6
Sportmateriaal
- BMX-fietsenaantal 30
- Startnummersaantal 40
- Startnummerhoudersaantal 40
- Verstelbare rampsaantal 4
- Quarterpipesaantal 2
- Funbox
- Grindrailsaantal 3
- Valmattenaantal 10
- Fietspompenaantal 4
- Fietsgereedschapaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Reservepedalenaantal 8
- Reservekettingenaantal 6
- Afzethekkenaantal 40
- Pionnenaantal 30
- Waarschuwingslintaantal 4
- Rijplatenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Laptopaantal 2
- Printer
- Portofoonsaantal 6
- Handmegafoon
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Megafoontas
- Kabelgotenaantal 12
- Regenschermenaantal 12
- Opbergkrattenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiebekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Decoratie
- BMX-vlaggenaantal 12
- Sponsorbannersaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
- Podiumachterwand
- Prijzendozenaantal 3
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Noodverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Afvalcontainersaantal 8
Tips
- Leg het wedstrijdformat en reglement vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Noteer categorieën, runs, beoordeling, tijdschema en de uiterste inschrijfdatum; zo weten deelnemers precies waarvoor ze zich aanmelden.
- Reserveer de locatie vroeg en controleer daarna of vergunningen, afzettingen en publieksroutes nodig zijn. Plan een aparte inspectie van ramps, grindrails, funbox, quarterpipes en valmatten voordat de eerste rijder arriveert.
- Regel jury, speaker en EHBO niet pas in de laatste week. Zet minimaal één aanspreekpunt per onderdeel op de planning en stuur deelnemersinformatie, routebeschrijving en wedstrijdindeling uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd.
- Maak de startlijst pas definitief nadat aanmeldingen, dieetwensen en betalingen of prijzengeld zijn gecontroleerd. Print een versie voor de jurytafel en houd op locatie een laptop en printer beschikbaar voor last-minute wijzigingen.
- Controleer de techniek en reserveonderdelen naast elkaar: test luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen en leg fietspompen, gereedschap, binnenbanden, pedalen en kettingen klaar voordat de opbouw begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een BMX-freestylewedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, controleer vergunningen, leg jury, speaker en EHBO vast en open de inschrijving. Houd de laatste 2 weken voor startlijst, wedstrijdindeling, materiaalcontrole en deelnemersinformatie.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een BMX-freestylewedstrijd?
- Dat hangt af van de locatie, het aantal bezoekers, geluid en het gebruik van de openbare ruimte. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente of locatiebeheerder, zodat je nog tijd hebt voor een melding, vergunning of aanvullend veiligheidsplan.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een BMX-freestylewedstrijd?
- Plan minimaal 3 tot 4 uur voor het plaatsen van ramps, obstakels, valmatten, afzethekken en bewegwijzering. Reserveer extra tijd voor een veiligheidsinspectie, het testen van geluid en het klaarzetten van de jurytafel en startnummers.
- Wanneer stuur ik de wedstrijdindeling naar BMX-deelnemers?
- Stuur de wedstrijdindeling en routebeschrijving uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Vermeld ook het tijdstip van aanmelden, de start van de eerste run, controle van BMX-fietsen en wat deelnemers bij wijzigingen op locatie moeten doen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!