Organiser une compétition de BMX freestyle : la checklist

Une compétition de BMX freestyle demande plus qu’un parcours et des vélos. Il faut verrouiller le format, les autorisations, le règlement, les inscriptions et la sécurité avant d’ouvrir la piste. Cette checklist de 72 tâches et 60 équipements suit l’organisation dans l’ordre, du choix du lieu au dernier contrôle sur place. Elle couvre aussi le jury, le speaker, les secours, les récompenses, l’accueil des riders et la communication pratique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Réserver le speaker
Prévoir un poste de premiers secours
Réserver le photographe
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste de départ
2 personnes
Vérifier les prix en argent
Contrôler les vélos BMX
2 personnes
Inspecter les obstacles
2 personnes
Publier l’organisation du match
Envoyer les indications d'accès
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Préparer les dossiers du concours
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
Installer les obstacles en toute sécurité
4 personnes
Installer les tapis de réception des chutes
3 personnes
Installer des barrières de foule
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les casques et les protections
2 personnes
Faire le briefing des riders
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Animer les tours de qualification
5 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Contrôler le site en cours de route
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer les tours finaux
5 personnes
Assurer la musique et les annonces
Publier les résultats actuels
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Évacuer le public en toute sécurité
3 personnes
Effectuer le dernier ramassage des déchets
2 personnes

Suivi

Couper le son
2 personnes
Démonter les obstacles
4 personnes
Ranger les barrières et les tapis
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Tabourets de barqté 6

Matériel de sport

Vélos BMXqté 30
Numéros de départqté 40
Porte-dossardsqté 40
Rampes réglablesqté 4
Quarterpipesqté 2
Funbox
Rampes de grindqté 3
Tapis de chuteqté 10
Pompes à véloqté 4
Outils de véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Pédales de rechangeqté 8
Chaînes de rechangeqté 6
Barrières de sécuritéqté 40
Cônesqté 30
Ruban de signalisationqté 4
Plaques de roulageqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone à main
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Sac pour mégaphone
Goulottes de câblesqté 12
Parapluiesqté 12
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Catering

Courses

Décoration

Drapeaux BMXqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Fond de scène
Boîtes de prixqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Éclairage de secoursqté 4

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Conteneurs à déchetsqté 8

Conseils

Fixe le format, les catégories et le règlement avant de publier les inscriptions : les participants doivent connaître les critères de jugement, le déroulement et les horaires au moins 2 semaines à l’avance.
Réserve le poste de premiers secours et vérifie les autorisations avant toute promotion publique. Prévois aussi un accès clairement indiqué pour les secours et une zone séparée par des barrières de sécurité.
Inspecte chaque obstacle le jour du montage, notamment les quarterpipes, la funbox et les rampes de grind. Place les tapis de chute, les cônes et le ruban de signalisation avant les essais, puis garde des outils, pompes et pièces de rechange à portée de main.
Prépare la liste de départ et le planning après clôture des inscriptions, puis envoie les indications d’accès et les informations aux participants au moins 48 heures avant la compétition.
Teste la sonorisation, les microphones sans fil, la table de mixage et les rallonges avant l’arrivée du public. Garde un ordinateur, une imprimante et des batteries externes disponibles pour les listes, les numéros de départ et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de BMX freestyle ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer le jury et le speaker, ouvrir les inscriptions, organiser la sécurité et commander ou récupérer le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de BMX freestyle ?: Ouvre-les environ 4 semaines avant l’événement et fixe une date de clôture 7 à 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et établir la liste de départ.
Quel matériel prévoir pour une compétition de BMX freestyle ?: Prévois les obstacles, les vélos BMX, les numéros de départ, les tapis de chute, les barrières, les cônes et le ruban de signalisation. Ajoute des pompes, des outils, des chambres à air, des pédales et des chaînes de rechange pour les réparations rapides.
Quand vérifier la météo et confirmer les informations pratiques ?: Fais une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière la veille. Envoie les horaires, l’accès, les consignes et les éventuels changements aux participants au plus tard 48 heures avant le début.

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