Bloemencorso organiseren: checklist van route tot optocht

Een bloemencorso organiseren begint niet met bloemen bestellen, maar met de route, datum en vergunningen. Daarna leg je deelnemers, verkeersregelaars, vrijwilligers, vervoer en catering vast. In de laatste week draait alles om controleren: zijn de bloemen binnen, zijn de karren beschikbaar en is de techniek opgeladen? Deze checklist bevat 68 taken en 63 spullen, zodat je zowel de voorbereiding als de uitvoering op één plek kunt afvinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Verkeersplan indienen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Bloemen bestellen
2 personen
Karren en aanhangwagens reserveren
Catering bestellen
Routekaart verspreiden
2 personen
Omwonenden informeren
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Bloemen sorteren
6 personen
Bloemstukken voorbereiden
8 personen
Karren versieren
10 personen
Techniek opladen
2 personen
Pakketten samenstellen
3 personen
Weersverwachting controleren
Bloemen bevochtigen
4 personen
Catering ophalen
2 personen
Startterrein afzetten
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Afzethekken plaatsen
6 personen
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
3 personen
Toiletten bevoorraden
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Karren opstellen
8 personen
Laatste veiligheidscontrole
3 personen
Publiek verwelkomen
6 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Programma toelichten
Corsostoet starten
4 personen
Routepost bemannen
12 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Optocht begeleiden
10 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Afvalrondes lopen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Eindmededeling omroepen
Publiek uitgeleiden
6 personen

Nazorg

Karren naar opslag brengen
8 personen
Tenten en kramen afbreken
8 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Afzettingen verwijderen
6 personen
Afval verzamelen
6 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Decoratie opslaan
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidssetaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Acculampenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Handkarrenaantal 6
Aanhangwagensaantal 4
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 3
Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2
Powerbanksaantal 8

Decoratie

Vlaggenaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 20
Bannersaantal 8
Routepijlenaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Startnummersaantal 40
Prijsbekersaantal 6
Lint voor winnaarsaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Bloemsteekschuimaantal 60
Bloemendraadaantal 20
Bindtouwaantal 10
Tie-wrapsaantal 500
Knutselkartonaantal 40
Acrylverfaantal 12
Kwastenaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
LED-schijnwerpersaantal 6
Batterijenaantal 48

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 200
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
IJsblokbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30

Veiligheid

Afzethekkenaantal 60
Verkeerskegelsaantal 40
Reflectiehesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en datum eerst vast en dien de vergunning en het verkeersplan zo vroeg mogelijk in. Zonder goedgekeurde route kun je omwonenden, verkeersregelaars en deelnemers niet definitief informeren.
Bestel bloemen pas nadat het aantal deelnemers en de ontwerpen zijn bevestigd. Plan daarnaast tijd voor sorteren, bloemstukken voorbereiden en bevochtigen; dat werk schuift anders naar de ochtend van het corso.
Reserveer karren en aanhangwagens ruim vóór de corso-dag en controleer of alle versiermaterialen passen. Plan per deelnemer of groep ook een duidelijk ophaal- en terugbrengmoment.
Maak één routekaart voor deelnemers, vrijwilligers en omwonenden en verspreid die uiterlijk enkele dagen vooraf. Zet op de kaart ook startnummer, verzamelpunt, route en eventuele afsluitingen.
Controleer de dag ervoor accu’s, microfoons, portofoons, powerbanks, verlengkabels en verlichting. Leg EHBO-koffers en brandblussers op vaste, bekende plekken en wijs aan wie ze beheert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bloemencorso organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met route, datum, vergunning en verzekering. Plan deelnemers, bloemen, vervoer en vrijwilligers uiterlijk 6 tot 8 weken voor de optocht.
Wanneer moet ik een vergunning voor een bloemencorso aanvragen?: Controleer de termijn bij je gemeente, maar dien de aanvraag bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf in. Een verkeersplan en informatie over route, bezoekers en verkeersregelaars zijn vaak onderdeel van de aanvraag.
Hoeveel bloemen heb ik nodig voor een bloemencorso?: Dat hangt af van het aantal karren en de ontwerpen; maak daarom per bloemstuk een stuklijst en tel 10 tot 15 procent reserve mee. Bestel zodra de deelnemers en aantallen definitief zijn, meestal 2 tot 4 weken vooraf.
Wanneer informeer ik omwonenden over het bloemencorso?: Informeer omwonenden minimaal 2 tot 3 weken vooraf over route, tijden, afsluitingen en contactgegevens. Stuur een korte herinnering 2 tot 3 dagen voor het corso, wanneer de verkeersmaatregelen definitief zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.