Checklist voor een bloembollenplantdag organiseren

Een bloembollenplantdag vraagt vooral om een goede volgorde: eerst deelnemers, vrijwilligers en bollen regelen, daarna de plantvakken en materialen voorbereiden. Plan de locatie, sleutel en weersverwachting niet pas op de dag zelf. Op de dag zelf moeten deelnemers snel kunnen inschrijven, een veiligheidsinstructie krijgen en met het juiste gereedschap naar hun plantvak gaan. Gebruik deze checklist als werkvolgorde voor de voorbereiding en uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Locatie en sleutel bevestigen
Bloembollen bestellen
Plantvakken uitzetten
2 personen
Plantplan afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Gereedschap verzamelen
2 personen
Bollen sorteren
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken

Event

Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
Gereedschap klaarleggen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Gereedschap uitdelen
3 personen
Plantvakken toelichten
4 personen
Bloembollen uitdelen
3 personen
Bloembollen planten
20 personen
Plantdiepte controleren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Geplante vakken water geven
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Gereedschap innemen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gereedschap reinigen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven eten bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 6

Tuinmateriaal

Bloembollenaantal 1200
Plantscheppenaantal 25
Plantstokkenaantal 10
Bollenplantersaantal 10
Schoffelsaantal 8
Harkenaantal 8
Sporenaantal 6
Gieteraantal 8
Tuinslangenaantal 2
Kruiwagensaantal 3
Emmersaantal 10
Werkhandschoenenaantal 60
Kniekussensaantal 20
Meetlintenaantal 4
Touwrollenaantal 4
Plantlabelsaantal 100
Watervaste stiftenaantal 10
Compostzakkenaantal 10

Apparatuur

Acculampenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidsvestenaantal 6

Decoratie

Informatiebordenaantal 4
Richtingspijlenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bestel de bloembollen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en tel per plantvak hoeveel bollen nodig zijn. Houd een kleine reserve apart voor beschadigde of verkeerd verdeelde bollen.
Maak het plantplan minimaal één week vooraf en zet de plantvakken vóór de ontvangst uit met touw, meetlinten en plantstokken. Leg per vak een plantlabel en watervaste stift klaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en richt partytenten, klaptafels en de inschrijftafel zo in dat deelnemers ook bij regen droog kunnen starten. Zet dranken, koffie en thee pas klaar nadat het gereedschap is uitgedeeld.
Tel het gereedschap per werkploeg uit: plantscheppen, bollenplanters, harken en werkhandschoenen raken anders snel verspreid. Leg extra emmers, gieters en een kruiwagen op een vaste plek voor gezamenlijk gebruik.
Print de deelnemerslijst en het plantplan uiterlijk de avond ervoor. Deel vrijwilligers vooraf in voor ontvangst, veiligheidsuitleg, materiaaluitgifte en begeleiding bij de plantvakken, zodat niemand tijdens de start nog taken hoeft te verdelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bloembollenplantdag organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligers. Bestel de bloembollen zodra het aantal deelnemers en de indeling van de plantvakken bekend zijn, bij voorkeur uiterlijk 3 weken vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bloembollenplantdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 1 voor de veiligheidsinstructie en materiaaluitgifte, en 1 begeleider per 8 tot 10 deelnemers. Bij 30 deelnemers zijn dat dus ongeveer 5 vrijwilligers.
Wanneer moet ik het plantplan en de plantvakken voorbereiden?: Druk het plantplan uiterlijk 1 week vooraf af en zet de plantvakken bij voorkeur de dag ervoor uit. Zo kun je op de ochtend zelf alleen nog controleren of touw, labels en markeringen goed zichtbaar zijn.
Wat moet ik doen als het regent op de dag van het bollen planten?: Neem 48 uur vooraf een weerbesluit en zorg voor partytenten, droge opslag en een overdekte inschrijftafel. Plan een definitieve verplaatsing of afgelasting uiterlijk de avond ervoor, zodat deelnemers en vrijwilligers op tijd bericht krijgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.