Bloeddonordag organiseren: checklist en planning

Een bloeddonordag vraagt om meer dan een datum en een oproep. Stem eerst de capaciteit, locatie en werkwijze af met de bloedbank; daarna richt je registratie, donorindeling en vrijwilligersorganisatie daarop in. Plan ook de route, leveringen, informatie voor donoren en de rustruimte vóór je boodschappen doet. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding, de inrichting op de dag zelf en wat donoren nodig hebben voor en na hun afspraak.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum met bloedbank afstemmen
2 personen
Locatie reserveren
Donorcapaciteit bepalen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Bevestigingen versturen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Donorvragen beantwoorden
2 personen
Donorindeling maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bloedbankbriefing ontvangen
3 personen
Routebeschrijving versturen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbaar voedsel klaarzetten
2 personen
Aanmeldlijsten afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatiepakketten samenstellen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Donorstoelen plaatsen
3 personen
Privacyschermen plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Medische werkplekken inrichten
4 personen
Koelboxen controleren
2 personen
Voorraad consumpties klaarzetten
2 personen
Ontvangstteam briefen
3 personen
Donoren ontvangen
3 personen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Donorregistratie bijhouden
2 personen
Medische screening uitvoeren
3 personen
Bloedafnames begeleiden
5 personen
Donoren laten rusten
2 personen
Nazorginstructies uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten aanvullen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Medische materialen aanvullen
2 personen
Bloedproducten veilig opslaan
2 personen
Overdracht aan bloedbank doen
2 personen
Donorregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

Medische ruimte leegmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Medisch afval afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Overgebleven eten controleren
Donoren bedanken
2 personen
Aanmeldgegevens veilig archiveren
2 personen
Printmateriaal vernietigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Donorstoelenaantal 6
Ruststoelenaantal 12
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 10
Privacyschermenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptopaantal 2
Printer

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Registratie

Registratieformulierenaantal 120
Naambadgesaantal 120
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Informatiefoldersaantal 120
Wachtrijnummersaantal 2

Medisch

Bloedafnamestoelenaantal 6
Afnametraysaantal 6
Bloeddrukmetersaantal 3
Weegschalenaantal 2
Afvalcontainers scherp materiaalaantal 6
Medische afvalbakkenaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 12
Desinfectiepompenaantal 8
Pleistersaantal 200
Wegwerpverbandenaantal 150
Bloedafnamesetsaantal 120
Etiketten bloedzakkenaantal 150
Transportboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Koelelementtassenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Communicatie

Routebordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 30
Informatiebordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de donorcapaciteit vast voordat je het aanmeldformulier opent. Zo voorkom je dat je meer bevestigingen verstuurt dan de bloedbank op de beschikbare dag kan verwerken.
Stuur de routebeschrijving mee met de bevestiging en vermeld waar registratie, afname en rusten plaatsvinden. Controleer de route uiterlijk een week vooraf en nogmaals zodra de locatie definitief is.
Maak de donorindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd daarbij rekening met de beschikbare donorstoelen, ruststoelen en wachtrijnummers, zodat registratie en afname niet op elkaar vastlopen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok in: ontvangst, registratie, begeleiding en aanvullen van dranken en houdbaar voedsel. Zorg dat iedereen vóór opening de bloedbankbriefing heeft ontvangen.
Zet registratieformulieren, naambadges, pennen en klemborden klaar voordat de eerste donor arriveert. Controleer ook printer, laptop, verlengkabels en stekkerdozen, omdat een ontbrekende aansluiting de registratie direct vertraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bloeddonordag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum en capaciteit met de bloedbank af te stemmen. Plan de locatie, het aanmeldformulier en de vrijwilligers daarna in vaste stappen, zodat bevestigingen en informatie minstens 1 week voor de bloeddonordag verstuurd zijn.
Hoeveel donoren kan ik inschrijven voor een bloeddonordag?: Schrijf niet meer donoren in dan de bloedbankcapaciteit voor jouw locatie en tijdsblok toelaat. Verwerk aanmeldingen in volgorde van binnenkomst en houd een reservelijst aan zodra de beschikbare plaatsen gevuld zijn.
Wat moet je klaarzetten voor de registratie van bloeddonoren?: Leg registratieformulieren, naambadges, pennen, klemborden, informatiefolders en wachtrijnummers klaar. Test laptop en printer uiterlijk de dag ervoor en maak de aanmeldlijsten vóór opening op papier beschikbaar.
Wat regel je voor donoren na de bloedafname?: Richt een rustplek in met ruststoelen en zet gekoelde dranken en houdbaar voedsel klaar. Zorg dat de route van de afnamestoelen naar de rustruimte vrij is en plan vrijwilligers om donoren daar de eerste minuten te begeleiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.