Bingoavond organiseren: een checklist die werkt

Een bingoavond staat of valt met een strak programma en een goede voorbereiding van het spelmateriaal. Leg eerst locatie, datum, rondes en prijzen vast; werk daarna de aanmeldingen en inkopen af. Controleer vóór de avond of het bingoapparaat, de microfoon en de luidspreker samen werken. Op de dag zelf richt je eerst de registratie en bingotafels in, waarna je kaarten, fiches en prijzen klaarlegt. Zo voorkom je zoekwerk zodra de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bingorondes en prijzen bepalen
2 personen
Bingoapparatuur controleren
Bingokaarten tellen
2 personen
Prijzen inkopen
2 personen
Bingokaarten nummeren
2 personen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Bingotafels inrichten
3 personen
Bingoapparaat installeren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Prijsuitstalling klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Inloop en registratie begeleiden
3 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Spelregels uitleggen
Bingorondes presenteren
Winnende kaarten controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Laatste ronde afronden
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Bingokaarten en fiches verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Bingoapparatuur opbergen
2 personen
Keuken en bar schoonmaken
3 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Voorraad en prijzen opbergen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Prijzentafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Bingoapparaat
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 800
Bingofichesaantal 5000
Reserve bingoballenaantal 10
Pennenaantal 80
Rondekaartenaantal 12
Prijslintenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Decoratie

Bingoballonnenaantal 30
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Prijsetikettenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Tel de bingokaarten na het verwerken van de aanmeldingen en leg per ronde extra kaarten klaar. Reserveer daarnaast pennen en bingofiches voor deelnemers die iets vergeten of verliezen.
Plan de aankomst van vrijwilligers minimaal 60 minuten vóór de start. Eén persoon kan de registratie doen, terwijl anderen tafels, stoelen, het bingoapparaat en de prijzentafel opbouwen.
Test microfoon, luidspreker en bingoapparaat vóór je de zaal opent. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf neer, zodat je niet tijdens de eerste ronde nog naar een vrije aansluiting hoeft te zoeken.
Koel dranken op tijd en controleer de boodschappen zodra ze binnen zijn. Verzamel dieetwensen vóór de laatste boodschappenronde, zodat hapjes, borden en bestek niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Nummer de bingokaarten en maak de rondekaarten klaar vóór de opbouw. Noteer per ronde welke prijzen beschikbaar zijn en zet de prijzentafel pas neer nadat de indeling van de zaal vaststaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?: Leg locatie, datum en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, kaarten en prijzen te regelen.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Tel één kaart per deelnemer per ronde en leg per ronde ongeveer 10 procent reserve klaar. Bij 40 deelnemers en 5 rondes heb je dus minimaal 220 kaarten nodig: 200 voor gebruik en 20 reserve.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bingoavond op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor een volledige opbouw. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de registratie- en bingotafels in en test als laatste het bingoapparaat, de microfoon en de luidspreker.
Wanneer moet ik prijzen en boodschappen voor een bingoavond regelen?: Bepaal de prijzen uiterlijk 2 weken vooraf en doe de belangrijkste boodschappen 1 tot 2 dagen vóór de avond. Koel dranken op tijd en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.