Bingoavond organiseren: complete checklist

Een bingoavond staat of valt met een strak spelverloop en een zaal die vooraf goed is ingericht. Regel eerst de datum, zaal en aanmeldingen; werk daarna de rondes, prijzen en spelregels uit. Controleer de bingomolen, ballen en kaarten ruim vóór de avond en leg reservekaarten klaar. Op de dag zelf heb je aparte plekken nodig voor registratie, bingo en prijzen, plus tijd om geluid, tafels en koffie rustig te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen bestellen
Bingoballen controleren
Bingokaarten voorbereiden
2 personen
Bingorondes uitwerken
2 personen
Spelregels uitschrijven
Muziek en aankondigingen klaarzetten
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen sorteren
2 personen
Bingokaarten en stiften bundelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Bingotafel inrichten
2 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Spelregels en kaarten klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Bingokaarten uitdelen
3 personen
Spelregels uitleggen
Bingorondes begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Overgebleven voorraad inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Prijzentafel
Kapstok

Spelmateriaal

Bingomolen
Bingoballen 1-75
Bingokaartenaantal 180
Bingostiftenaantal 70
Reservebingokaartenaantal 20
Prijzenaantal 15
Prijslintjesaantal 15

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidspreker
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 80
Theelepelsaantal 60
Opscheptangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Bingoletters
Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 50
Ballonpomp
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Batterijlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je de bingorondes uitwerkt. Noteer per ronde hoeveel prijzen beschikbaar zijn en houd een timer bij de hand om het tempo te bewaken.
Controleer bingoballen 1-75 en de bingomolen minimaal één week vooraf. Leg reservebingokaarten en extra bingostiften apart bij de bingotafel, niet in de opslag.
Maak de prijzentafel vóór binnenkomst compleet. Sorteer de prijzen per ronde en bevestig prijslintjes, zodat je tijdens een bingo geen dozen of losse spullen hoeft te zoeken.
Test microfoon, luidspreker, muziekspeler en alle verlengkabels minstens 30 minuten vóór aanvang. Gebruik stekkerdozen op één afgesproken plek en houd kabels uit de looproutes.
Zet koffie, thee en dranken pas klaar nadat de tafels staan. Reken voor de catering op aparte serveerbladen, thermoskannen en koelboxen; zo blijft de registratietafel vrij voor aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?: Leg de zaal en datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de avond, zodat je kaarten, catering en prijzen kunt afstemmen.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Maak voor elke aangemelde deelnemer minimaal één kaart klaar en leg daarnaast 10% reservekaarten apart. Bij 50 deelnemers betekent dat 55 kaarten, zodat beschadigde of vergeten kaarten direct vervangen kunnen worden.
Hoeveel bingorondes plan je op één avond?: Plan meestal 6 tot 8 rondes voor een avond van ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief pauze en prijsuitreiking. Houd per ronde 10 tot 15 minuten aan en reserveer extra tijd voor uitleg en controle van een bingo.
Wanneer moet ik de bingoapparatuur testen?: Test bingomolen, ballen, microfoon en luidspreker uiterlijk 30 minuten vóór de ontvangst van de gasten. Controleer ook het geluid vanaf de achterste stoel en leg een reserveoplossing klaar voor lege batterijen of een kabelprobleem.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.