Checklist voor een goed georganiseerd bikepolo-toernooi

Een bikepolo-toernooi vraagt om meer dan een veld, fietsen en een schema. Je moet vooraf het format, reglement, de inschrijvingen en de rolverdeling vastleggen, zodat wedstrijden zonder zoeken of wachten starten. Controleer ook vergunningen, verzekering en EHBO voordat je deelnemers uitnodigt. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat materiaal, wedstrijdbegeleiding of deelnemersinformatie pas op de laatste dag geregeld is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Toernooiformat bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Scheidsrechters vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Wedstrijdtafel samenstellen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Locatie-indeling tekenen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Scheidsrechters inplannen
Reserveringen bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Ballen en sticks testen
2 personen
Reserveonderdelen verzamelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Deelnemersregistratie voorbereiden
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Locatie inspecteren
2 personen
Speelveld schoonmaken
3 personen
Barrières plaatsen
4 personen
Doelen plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Start- en finishzone markeren
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Bikes en veiligheidsuitrusting controleren
2 personen
Toernooiregels toelichten
Warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijden begeleiden
5 personen
Scores registreren
2 personen
Publiek informeren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Speelveld tussentijds controleren
2 personen
Pauzes aankondigen
Finale begeleiden
5 personen
Winnaars huldigen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Barrières en doelen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende fietsen terugbrengen
2 personen
Wedstrijdresultaten publiceren
Dankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Veldbarrièresaantal 24
Bikepolodoelenaantal 2
Bikepolosticksaantal 24
Bikepoloballenaantal 30
Reservefietsenaantal 4
Reservewielenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 6
Fietsreparatiesetsaantal 3
Helmenaantal 12
Kniebeschermersaantal 12
Elleboogbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 12
Pionnenaantal 20
Veldmarkeringstapeaantal 8
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Wedstrijdhesjesaantal 24

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Start- en finishvlaggenaantal 4
Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Medaillesaantal 12
Bekers voor winnaarsaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponsjesaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het toernooiformat en wedstrijdreglement minimaal 4 weken vooraf vast. Noteer speeltijd, rustduur, puntentelling, wissels en wat er gebeurt bij een gelijke stand, zodat scheidsrechters en deelnemers dezelfde regels gebruiken.
Open de inschrijving pas nadat datum, locatie en maximale capaciteit bevestigd zijn. Vraag direct teamnaam, contactpersoon, aantal spelers en dieetwensen uit; controleer de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor het toernooi.
Maak het wedstrijdschema op basis van de definitieve inschrijvingen en plan per wedstrijd een scheidsrechter. Houd tussen wedstrijden minimaal 10 minuten wisseltijd aan voor scorecontrole, korte reparaties en het vrijmaken van het veld.
Test ballen, sticks, doelen, scoreborden en stopwatches minstens 1 week vooraf. Leg reservefietsen, reservewielen, fietspompen, bandenlichters en reparatiesets apart klaar; een ontbrekende kleine reparatie kan anders het hele schema vertragen.
Teken de locatie-indeling vóór de opbouw uit met veldbarrières, doelen, wedstrijdtafel, EHBO-post en publieksruimte. Regel voor geluidsinstallatie, microfoon en verlichting voldoende verlengkabels en stekkerdozen en test alles vóór de eerste wedstrijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bikepolo-toernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, format en vergunningen. Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor het toernooi en sluit of controleer die uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet ik tussen bikepolo-wedstrijden plannen?: Plan minimaal 10 minuten tussen twee wedstrijden voor het wisselen van teams, scorecontrole en kleine fietsreparaties. Voeg bij een druk schema liever 15 minuten toe na elke ronde.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een bikepolo-toernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en de definitieve versie uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Verstuur het samen met locatie, aanmeldtijd, reglement en materiaalinformatie.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een bikepolo-toernooi?: Plan minimaal één scheidsrechter per wedstrijd die tegelijk wordt gespeeld en houd minstens één reserve beschikbaar. Bij één veld betekent dat dus twee personen: één actieve scheidsrechter en één invaller.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.