Zo organiseer je een bierpicknick zonder gedoe

Begin een bierpicknick niet met het bier, maar met de locatie, het aantal gasten en de praktische regels. Reserveer de plek op tijd en controleer of je een vergunning nodig hebt voor alcohol, geluid of tenten. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, zodat je boodschappen, bierassortiment en zitplaatsen op aantallen kunt afstemmen. De laatste dagen draaien om koelen, voorbereiden en het opbouwen van een droge, schaduwrijke plek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Weersverwachting controleren
7
Definitief aantal gasten bepalen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Bierassortiment samenstellen
2 personen
10
Leveringen bevestigen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Bier en frisdrank inkopen
2 personen
13
Houdbare voorraad controleren
14
Servies en materialen verzamelen
2 personen
15
Bier koelen
2 personen
16
Groenten wassen en snijden
2 personen
17
Salades voorbereiden
2 personen
18
Picknickbroodjes voorbereiden
2 personen
19
Route en parkeerinformatie delen
20
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Picknicktafels plaatsen
3 personen
23
Stoelen en dekens neerleggen
3 personen
24
Partytenten en parasols opzetten
3 personen
25
Buffettafels inrichten
2 personen
26
Verlichting ophangen
2 personen
27
Muziek aansluiten
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Buffet en snacks klaarzetten
3 personen

Event

30
Gasten ontvangen
2 personen
31
Bier uitleggen en serveren
2 personen
32
Alcoholvrije dranken serveren
33
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Glazen en servies verzamelen
2 personen
36
Snacks en fruit aanvullen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Laatste ronde serveren
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten en dranken opruimen
3 personen
41
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
45
Verlichting en tenten afbreken
3 personen
46
Materialen terugbrengen
3 personen
47
Koelboxen reinigen
48
Restanten controleren en bewaren
49
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickdekensaantal 10
Partytentenaantal 2
Parasolsaantal 4
Buffettafelsaantal 3

Servies

Bierglazenaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Broodmandenaantal 4
Flessenopenersaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Menukaartenaantal 6
Afvalbordjesaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Oplaadbare lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Handdesinfectieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor bier, broodjes, salades, glazen, stoelen en dekens; losse extra’s regel je daarna pas.
Stel het bierassortiment samen voordat je inkopen doet. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan daarnaast water en frisdrank, zodat niet iedereen alleen bier drinkt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf én nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, parasols en extra dekens klaar voordat de eerste gasten arriveren; bij wind moet je tenten bovendien stevig kunnen vastzetten.
Koel bier niet pas op locatie. Verdeel flessen en blikjes over meerdere koelboxen met ijs, zodat één geopende box niet meteen al het koude bier en de serveervoorraad tegelijk bevat.
Plan de opbouw achterstevoren vanaf de starttijd. Breng materialen eerst naar de locatie, zet daarna tafels, stoelen, dekens, tenten en buffettafels neer en richt pas als laatste het eten en drinken in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb je nodig voor een bierpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de uren daarna kun je gemiddeld 1 tot 2 drankjes per persoon per uur aanhouden, met extra water en frisdrank voor niet-drinkers en chauffeurs.
Wanneer moet je een locatie voor een bierpicknick reserveren?: Reserveer de locatie zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 8 weken vooraf. Controleer meteen of alcohol, geluid, partytenten en afval onder aparte regels of vergunningen vallen.
Wanneer moet je het bier koelen voor een picknick?: Zet het bier minimaal 12 tot 24 uur vooraf koud als je meerdere koelboxen vult. Voeg het ijs vlak voor vertrek of bij aankomst toe, zodat de voorraad tijdens vervoer zo koud mogelijk blijft.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een bierpicknick?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een alternatief plan met partytenten, parasols of een binnenlocatie. Deel de beslissing over doorgaan of verplaatsen uiterlijk de avond ervoor, zodat gasten hun route en kleding kunnen aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.