Zo organiseer je een beweegworkshop

Een beweegworkshop organiseren begint niet met matten klaarleggen, maar met de juiste volgorde. Bevestig eerst de begeleider en locatie, open daarna de aanmeldingen en werk het programma uit. Pas wanneer je weet hoeveel deelnemers komen, kun je materialen, beweegzones, stoelen en catering goed afstemmen. Deze aanpak helpt je om last-minute problemen met geluid, vloeroppervlak, ventilatie en deelnemersinformatie te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Locatie reserveren
3
Workshopbegeleider bevestigen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bijzonderheden deelnemers noteren
8
Programma en tijden uitwerken
9
Muziek en oefeningen selecteren
10
Deelnemerslijst afronden
11
Naamstickers voorbereiden
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Materialen reinigen
2 personen
16
Deelnemersinformatie printen
17
Materialen per onderdeel klaarzetten
2 personen

Event

18
Ruimte en vloer controleren
2 personen
19
Ruimte ventileren
20
Beweegzones markeren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Sportmaterialen klaarleggen
3 personen
23
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
24
Geluidsapparatuur testen
2 personen
25
Dranken koelen en klaarzetten
2 personen
26
Snacks en broodjes klaarzetten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Veiligheidsinstructies geven
30
Warming-up begeleiden
2 personen
31
Beweegonderdeel begeleiden
2 personen
32
Pauzehapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Tweede beweegonderdeel begeleiden
2 personen
35
Lichte maaltijd serveren
3 personen
36
Dranken en servies aanvullen
2 personen
37
Derde beweegonderdeel begeleiden
2 personen
38
Cooling-down begeleiden
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Sportmaterialen verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
46
Locatie afsluiten
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 5
Kledingrek

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 35
Weerstandsbandenaantal 30
Zachte ballenaantal 15
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 20
Balanskussensaantal 10
Stretchbandenaantal 20
Foamrollersaantal 10
Opbergkrattenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Draadloze microfoon
Timeraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Catering

Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Organisatie

Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 12
Naamstickersaantal 40
Papiertapeaantal 3

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten en leg per onderdeel vooraf de oefening, muziek en benodigde materialen vast. Zo wissel je sportmatten, weerstandsbanden, zachte ballen of foamrollers zonder onderbreking.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf af. Noteer dan ook dieetwensen en bijzonderheden, maak naamstickers en druk de deelnemersinformatie voordat je de ruimte inricht.
Controleer de ruimte minimaal 2 uur voor aanvang: maak de vloer vrij, markeer de beweegzones, zet stoelen en tafels aan de rand en ventileer de zaal. Houd per deelnemer ongeveer 2 vierkante meter vrije beweegruimte aan.
Test de Bluetoothspeaker, draadloze microfoon, timer, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers binnenkomen. Leg sportmaterialen per programmaonderdeel klaar in opbergkratten, zodat de begeleider niet hoeft te zoeken tijdens de workshop.
Regel drinken en ontvangst tegelijk met de opbouw. Zet waterkannen en herbruikbare bekers klaar, koel dranken vooraf en richt de aanmeldtafel zo in dat de eerste deelnemers binnen 10 minuten kunnen worden geregistreerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een beweegworkshop te organiseren?: Reken op minimaal 2 weken voor een kleine workshop en 4 tot 6 weken als je een externe begeleider of grotere locatie nodig hebt. Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af, zodat je materialen en catering kunt afstemmen.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een beweegworkshop?: Houd ongeveer 2 vierkante meter vrije beweegruimte per deelnemer aan. Voor 20 deelnemers heb je dus circa 40 vierkante meter nodig, naast ruimte voor de aanmeldtafel, stoelen en materialen.
Hoeveel sportmaterialen heb ik nodig per deelnemer?: Voor oefeningen waarbij iedereen tegelijk werkt, heb je één mat, band of ander persoonlijk hulpmiddel per deelnemer nodig. Bij materialen zoals zachte ballen, hoepels of foamrollers kun je meestal met één stuk per 2 deelnemers werken als je stations maakt.
Wanneer moet ik de techniek van een beweegworkshop testen?: Test speaker, microfoon, timer en stroomaansluitingen minimaal 2 uur voor aanvang. Controleer ook het volume vanuit de verste beweegzone en leg verlengkabels zo neer dat niemand erover kan struikelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.