Bevrijdingsfestival organiseren: checklist en planning

Een Bevrijdingsfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek, eten en versiering. Je regelt bezoekers, vrijwilligers, tenten, toiletten, stroom, routeborden en een programma dat op tijd klaarstaat. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde aan te pakken. Let vooral op leveringen, dieetwensen, kinderactiviteiten, EHBO en het koud zetten van dranken: dat zijn onderdelen die organisatoren vaak pas op de laatste dag controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Tenten reserveren
Toiletten reserveren
Programma afdrukken
Routeborden maken
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Muziekprogramma controleren
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
EHBO-materialen controleren
Weersverwachting controleren
Contant geld klaarleggen
Boodschappen aannemen
3 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Vegetarische hapjes klaarzetten
2 personen
Allergenen apart markeren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Vlaggen plaatsen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Parkeer- en routeborden plaatsen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziekprogramma presenteren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
Bezoekers veilig uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Voorraad veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Routeborden weghalen
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Toiletten laten ophalen
Koelboxen reinigen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Borg en apparatuur terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 150
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Handschoenenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjesaantal 10
Rood-wit-blauwe slingersaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Programmastandaardsaantal 4
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Spelkleedaantal 4
Ballenaantal 12
Kegelsaantal 20
Springtouwenaantal 8
Ringwerpsetsaantal 3
Stoepkrijtsetsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen uiterlijk 2 weken vooraf. Verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je boodschappen en hapjes niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak 1 week vooraf een vrijwilligersindeling met taken per tijdsblok. Plan naast opbouw en bediening ook iemand voor leveringen, het koffie- en theepunt, routeborden en afsluiting.
Bevestig tenten, toiletten en andere leveringen minimaal 7 dagen vooraf. Controleer op de dag zelf waar alles moet staan voordat je tafels, stoelen en afzetpalen neerzet.
Controleer het muziekprogramma en druk het programma uiterlijk 2 dagen vooraf af. Leg routeborden, naamstickers en kinderactiviteiten bij elkaar, zodat vrijwilligers ze tijdens de opbouw direct vinden.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas de indeling zo nodig aan. Zet dranken minstens 3 uur voor aanvang koud, controleer verse producten bij ontvangst en leg contant geld en EHBO-materialen op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van een Bevrijdingsfestival?: Begin minstens 6 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en reserveringen. Plan de laatste inhoudelijke controle 7 dagen voor het festival en houd de laatste 48 uur vrij voor weer, leveringen en wijzigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Bevrijdingsfestival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per vaste taak tijdens de drukste uren en voeg 2 mensen toe voor opbouw en afsluiting. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf, inclusief pauzes en vervanging.
Wanneer zet je drank koud voor een Bevrijdingsfestival?: Zet dranken ongeveer 3 uur voor aanvang in koelboxen of ijscontainers. Controleer daarna elk uur of er nog gekoelde voorraad beschikbaar is en vul het tappunt of de koeling tijdig aan.
Wat moet je 1 dag voor een Bevrijdingsfestival controleren?: Controleer het programma, de weersverwachting, tenten, toiletten, EHBO-materialen, routeborden en de boodschappen. Verzamel ook decoratie en keukenmateriaal en leg contant geld, naamstickers en vrijwilligersinformatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.