Befreiungsfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Befreiungsfestival braucht früh feste Zusagen, klare Zuständigkeiten und einen belastbaren Ablauf. Plane zuerst Einladungen, Anmeldungen, Helfer, Zelte und Toiletten; danach folgen Programm, Wegweiser und Material. In der letzten Woche prüfst du Lieferungen, Einkäufe, Wetter und Erste-Hilfe-Ausstattung. Am Veranstaltungstag zählen vor allem kalte Getränke, vorbereitete Verpflegung, funktionierende Musiktechnik und gut sichtbare Orientierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Zelte reservieren
Toiletten reservieren
Programm drucken
Wegweiser erstellen
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
Musikprogramm prüfen
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Wettervorhersage prüfen
Bargeld bereitlegen
Einkäufe annehmen
3 Personen
Frische Produkte prüfen
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Brötchen vorbereiten
3 Personen
Vegetarische Snacks vorbereiten
2 Personen
Allergene separat kennzeichnen
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Fahnen aufstellen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kinderbereich einrichten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Park- und Wegweiser aufstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Musikprogramm präsentieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzten Programmpunkt abschließen
2 Personen
Besucher sicher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Vorräte sicher verstauen
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
Toiletten abholen lassen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Kaution und Ausrüstung zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
GarderobenbügelAnz. 150
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServierplattenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ZangenAnz. 8
HandschuheAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

Niederländische FlaggenAnz. 12
Orange WimpelAnz. 10
Rot-weiß-blaue GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpenAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
ProgrammständerAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6

Sportmaterial

SpielteppichAnz. 4
BälleAnz. 12
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 8
RingwurfsätzeAnz. 3
StraßenmalkreidesetsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
ReinigungsschwämmeAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Festival, damit du die Verpflegung und Mengen anpassen kannst.
Bestätige Zelte, Toiletten und Lieferungen spätestens 2 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch, ob Biertische, Klapptische, Stühle und Absperrpfosten gemeinsam angeliefert werden oder getrennt eintreffen.
Teile Freiwillige spätestens 7 Tage vorher in Schichten ein und gib jeder Schicht eine konkrete Aufgabe. Plane mindestens eine Person für Einlass und Namensaufkleber sowie eine Ansprechperson für Lieferungen und Helferfragen ein.
Drucke Programm und Wegweiser nicht erst am Veranstaltungstag. Lege beides spätestens am Vortag bereit und sortiere Dekoration, Namensaufkleber, Erste-Hilfe-Material und Küchenutensilien in beschriftete Kisten.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn und stelle Kaffee- und Teestation vor dem Einlass fertig. Bereite Snacks und Brötchen in Etappen vor, damit frische Produkte nicht unnötig lange ungekühlt stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Befreiungsfestival planen?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und der Reservierung von Zelten und Toiletten. In den letzten 14 Tagen folgen Programm, Lieferbestätigungen, Einkäufe und Helferplanung.
Wie viele Helfer braucht man für ein Befreiungsfestival?: Das hängt von der Gästezahl und dem Programm ab, aber plane pro Schicht mindestens eine Person für Einlass, eine für Lieferungen und eine für die Verpflegung ein. Teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher ein und plane Übergaben zwischen den Schichten.
Wann muss man Zelte und Toiletten für ein Befreiungsfestival reservieren?: Reserviere Zelte und Toiletten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Bestätige beide Lieferungen nochmals spätestens 14 Tage vorher und kläre am Vortag die genaue Anlieferzeit.
Was muss am Tag vor dem Befreiungsfestival vorbereitet werden?: Stelle Programm, Wegweiser, Namensaufkleber, Dekoration und Erste-Hilfe-Material bereit und sortiere Küchen- und Servierausstattung. Prüfe außerdem die Wettervorhersage, die Lautsprecheranlage sowie Bargeld und Lieferungen.

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