Checklist pour organiser le Festival de la Libération

Organiser le Festival de la Libération demande de verrouiller plusieurs sujets avant que les premiers participants arrivent : inscriptions, bénévoles, livraisons, repas et installation du site. Commence par confirmer le programme et les besoins alimentaires, puis réserve les tentes et les toilettes assez tôt. La dernière semaine sert surtout à imprimer, contrôler le matériel et répartir les rôles. Le jour J, prévois une réception séparée des courses, une chaîne du froid fiable et un point clair pour les boissons, le café et les sandwichs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Réserver des tentes
Réserver les toilettes
Imprimer le programme
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Vérifier le programme musical
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Préparer l'argent liquide
Recevoir les courses
3 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Installer les amuse-bouches végétariens
2 personnes
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Balisage de la zone de scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les drapeaux
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les panneaux de stationnement et d'itinéraire
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Présenter le programme musical
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le stock en lieu sûr
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer les panneaux de parcours
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Faire récupérer les toilettes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Renvoyer la caution et le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 2
Cintres de vestiaireqté 150
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Gantsqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Fanions orangeqté 10
Guirlandes rouge-blanc-bleuqté 12
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Nappesqté 20
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Tapis de jeuqté 4
Ballonsqté 12
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Kits de craie pour trottoirqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses

Conseils

Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’ajuster les courses, les sandwichs et les portions prévues.
Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures, avec une personne responsable des livraisons et une autre du ravitaillement. Sans ce relais, les boissons et les produits frais restent facilement trop longtemps dehors.
Confirme les tentes, les toilettes et les livraisons 5 à 7 jours avant le festival, puis vérifie les horaires la veille. Les tentes et le mobilier doivent être disponibles avant l’installation de la signalétique et des tables.
Contrôle les produits frais dès leur réception et mets immédiatement les boissons au frais. Prévois des glacières, des conteneurs à glace et des bacs de maintien au chaud afin de ne pas dépendre d’un seul équipement.
Imprime le programme, les panneaux de direction et les étiquettes nominatives au moins 2 jours avant. Vérifie aussi le programme musical, la météo et le matériel de premiers secours la veille, quand il est encore possible de corriger un oubli.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation du Festival de la Libération ?: Commence au moins 4 semaines avant la date prévue. Les invitations, les inscriptions, les réservations de tentes et de toilettes ainsi que la répartition des bénévoles prennent plus de temps que l’installation elle-même.
Combien de temps avant faut-il confirmer les livraisons ?: Confirme les livraisons 5 à 7 jours avant le festival, puis rappelle les horaires la veille. À la réception, contrôle les produits frais immédiatement et range les boissons au frais sans attendre.
Quand préparer les repas et les sandwichs ?: Prépare les en-cas et les sandwichs le jour même, après avoir vérifié les produits frais. Termine-les assez près du service pour limiter le temps à température ambiante et garde les préparations adaptées dans des bacs réfrigérés ou au frais.
Que vérifier la veille du Festival de la Libération ?: Consulte les prévisions météo, vérifie le programme musical, le matériel de premiers secours et la liste des courses. Termine aussi les panneaux, les étiquettes et la préparation de l’argent liquide au moins la veille pour éviter les tâches urgentes le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.