Bevrijdingsfestival organiseren: checklist en planning

Een Bevrijdingsfestival organiseren vraagt meer dan een programma en een paar tenten. Je regelt eerst datum, locatie, vergunningen en leveranciers, daarna werk je toe naar terreinindeling, vrijwilligers, catering en veiligheid. In het plan staan 72 taken en 52 spullen, van mobiele geluidsset en microfoons tot warmhoudbakken, koeling en herbruikbaar servies. De volgorde helpt om zaken met een lange levertijd vroeg vast te leggen en de laatste dagen overzichtelijk te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Reservering van locatie bevestigen
Leveranciers reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Programma opstellen
2 personen
Muziekprogramma bevestigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringsafspraken bevestigen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Veiligheidsroutes markeren
2 personen
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Dranken en koeling reserveren
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
Aanmeldingen opnieuw bevestigen
Verse boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Marinades en sauzen voorbereiden
3 personen
Desserts en snacks portioneren
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Podiumzone vrijmaken
4 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Bar en buffet opbouwen
5 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Hapjes en buffet voorbereiden
5 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Terrein en toiletten controleren
2 personen

Event

Inloop en registratie verzorgen
4 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma aankondigen
Muziek afspelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken uitgeven
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Warme gerechten serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
Servies tussendoor afwassen
3 personen
Toiletten controleren
Eerste hulp verlenen
2 personen
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
Laatste dranken uitserveren
3 personen
Buffet veilig afsluiten
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Keuken en bar schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Terrein schoon opleveren
5 personen
Voorraad en materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 150
Buffettafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 150
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudplatenaantal 4
Mobiele geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Rood-wit-blauwe vlaggetjesaantal 10
Oranje slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Menubordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Afzetpionnenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen voordat je leveranciers en programma definitief maakt. Leg datum en locatie eerst vast en bevestig de reservering schriftelijk, zodat je niet met een uitgewerkt muziekprogramma zonder terrein zit.
Maak de plattegrond niet pas op de opbouwdag. Teken vooraf waar partytenten, biertafels, buffettafels, afvalbakken, stroompunten en veiligheidsroutes komen; zo zie je ook hoeveel verlengkabels nodig zijn.
Open aanmeldingen ruim voordat je de boodschappenlijst definitief maakt. Verwerk dieetwensen apart en bevestig aanmeldingen opnieuw, zodat je minder risico loopt op te weinig eten, servies of zitplaatsen.
Regel muziek en techniek als één geheel. Test mobiele geluidsset, microfoons, stroompunten en warmhoudplaten vooraf en leg vast wie tijdens het festival aanspreekbaar is bij een storing.
Plan verse boodschappen vlak voor het festival en houdbare voorraad eerder. Was groenten en fruit pas in de laatste voorbereiding, terwijl je borden, kommen, glazen, messen, vorken en lepels al kunt sorteren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Bevrijdingsfestival organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Plan het programma en de vrijwilligers daarna; reserveer dranken, koeling en techniek zodra de omvang van het festival duidelijk is.
Wat moet ik een week voor een Bevrijdingsfestival regelen?: Bevestig leveranciers, leveringsafspraken, vrijwilligers en het programma. Werk de plattegrond en veiligheidsroutes af, controleer stroompunten en maak de boodschappenlijst definitief.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een Bevrijdingsfestival?: Koop houdbare producten eerder en sorteer ze vóór de opbouw. Doe verse boodschappen zo kort mogelijk voor het festival; was groenten en fruit tijdens de laatste voorbereiding en bewaar gekoelde producten direct gekoeld.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de festivaldag?: Reserveer minimaal één volledige voorbereidingsdag voor sorteren, printen, klaarzetten en het controleren van techniek en koeling. Plan daarnaast op de festivaldag zelf tijd voor opbouw, een geluidscheck en het markeren van veiligheidsroutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.