Checklist pour organiser le Festival de la Libération

Organiser le Festival de la Libération demande de suivre un ordre précis : réserver le lieu, obtenir les autorisations, gérer les inscriptions et préparer l’accueil du public. Le plan réunit 72 tâches et 52 fournitures, du mobilier aux équipements de cuisine et de sonorisation. Vous y trouverez aussi les vérifications souvent oubliées avant l’ouverture, comme les voies de sécurité, les besoins alimentaires, le refroidissement des boissons et les points d’alimentation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Confirmer la réservation du lieu
Réserver les fournisseurs
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer le programme musical
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les modalités de livraison
Créer le plan du site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Baliser les voies de sécurité
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Réserver les boissons et le refroidissement
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
Reconfirmer les inscriptions
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
Préparer les marinades et les sauces
3 personnes
Portionner les desserts et les snacks
3 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Dégager la zone du podium
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Monter le bar et le buffet
5 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les amuse-bouches et le buffet
5 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérification du site et des toilettes
2 personnes

Événement

Gérer l’accueil et l’inscription
4 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Annoncer le programme
Passer de la musique
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Distribuer les boissons
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les plats chauds
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Laver la vaisselle entre-temps
3 personnes
Vérifier les toilettes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
Servir les dernières boissons
3 personnes
Fermer le buffet en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Collecter et trier les déchets
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Nettoyer la cuisine et le bar
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rendre le terrain propre
5 personnes
Compter les stocks et le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 150
Tables de buffetqté 6
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 150
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 12
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Guirlandes rouge-blanc-bleuqté 10
Guirlandes orangeqté 8
Nappesqté 20
Panneaux de menuqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Passe-câblesqté 12
Plots de balisageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer la réservation, les fournisseurs et les éventuelles contraintes administratives.
Ne commandez pas les repas sans avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites une reconfirmation finale 3 à 5 jours avant l’événement pour ajuster les quantités.
Dessinez le plan du site avant de placer les tentes, tables et poubelles. Vérifiez que les voies de sécurité restent dégagées et que les rallonges atteignent les machines à café, plaques chauffantes et la sonorisation.
Réservez le refroidissement en même temps que les boissons. Prévoyez les glacières et réfrigérateurs nécessaires, puis contrôlez leur emplacement et leur alimentation avant l’arrivée des produits frais.
Gardez l’impression, les badges et la signalétique pour la dernière ligne droite, mais finalisez les fichiers au moins 7 jours avant. Le programme musical, les horaires et les informations d’accueil doivent être vérifiés avant impression.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser le Festival de la Libération ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le lieu, vérifier les autorisations, réserver les fournisseurs, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand faut-il reconfirmer les inscriptions au Festival de la Libération ?: Faites une reconfirmation 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi mettre à jour les repas, les badges, les quantités de vaisselle et l’organisation de l’accueil.
Que faut-il vérifier la veille du festival ?: Contrôlez le plan du site, les voies de sécurité, les points d’alimentation, la sonorisation et le refroidissement des boissons. Les produits frais peuvent être achetés la veille, tandis que les denrées non périssables doivent déjà être triées et stockées.
Quand préparer les fruits et légumes pour le Festival de la Libération ?: Lavez les fruits et légumes après les courses de produits frais, idéalement le jour précédent ou le matin même selon les règles de conservation. Gardez-les ensuite dans des saladiers propres et réfrigérés si nécessaire.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.