Checklist voor een Bevrijdingsfeest organiseren

Een Bevrijdingsfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen vlaggen ophangen en muziek regelen. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast; werk daarna het programma, de bezoekersinformatie en de bezetting uit. In de laatste week controleer je leveranciers, stroom, toiletten, afval en het weer. De checklist hieronder helpt je om eten, drinken, aankleding en techniek op tijd klaar te hebben, zonder belangrijke praktische zaken op de dag zelf te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Programma samenstellen
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact regelen
Afvalinzameling afstemmen
Toiletten controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenplan bepalen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
4 personen
Vlaggen en wimpels plaatsen
3 personen
Lichtkettingen ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Muziek afspeellijst testen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Toegang en looproutes markeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten bevoorraden
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
EHBO-koffer plaatsen
Brandblussers controleren
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koelboxen aanvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 150
Barpanelenaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Drankkrattenaantal 12

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjesaantal 10
Rood-wit-blauwe slingersaantal 10
Oranje ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Menubordenaantal 4
Programmapostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 200
Plakhaakjesaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Verlichting

Lichtkettingenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Bewaarbakkenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met locatie, vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook hoeveel bezoekers de plek aankan en waar afzetpalen, toiletten en afvalinzameling nodig zijn.
Maak het programma uiterlijk enkele weken vooraf definitief en leg muziek, speakers, microfoons en een muziekspeler vast. Plan tijdens het feest minimaal één persoon die het programma en de techniek bewaakt.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en sluit de aantallen kort voor het feest af. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de dranken pas op tijd, zodat je geen koelkastcapaciteit te vroeg bezet.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf het weer en bepaal dan ook het regenplan. Zet partytenten, klaptafels en stoelen zo neer dat bezoekers droog kunnen eten en drinken en kabels niet op looproutes liggen.
Regel de laatste praktische controle de dag ervoor: boodschappen, houdbare voorraad, servies, menuborden, vlaggen, naamkaartjes en vrijwilligersindeling. Plan op de dag zelf tijd voor opbouw, geluidstest, koeling en het klaarzetten van hapjes en broodjes.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Bevrijdingsfeest organiseren en de locatie vastleggen?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer direct daarna vergunningen, verzekering, stroompunten, toiletten en de ruimte voor een eventueel regenplan.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Bevrijdingsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas de totale voorraad aan op de verwachte duur en het weer. Koel de dranken uiterlijk de dag ervoor en houd een deel van de voorraad achter de hand.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een Bevrijdingsfeest?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je dieetwensen, eten, drinken, servies en vrijwilligers kunt afstemmen.
Wat doe ik als het regent tijdens mijn Bevrijdingsfeest?: Bepaal uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf een alternatief met partytenten of een binnenruimte. Controleer vóór de opbouw waar stroom, muziek, tafels, stoelen en bezoekersstromen veilig kunnen staan bij slecht weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.