Zo organiseer je een beursreis zonder gedoe

Een beursreis staat of valt met de volgorde waarin je organiseert. Leg eerst de beurslocatie, datum en het vervoer vast, en regel daarna tickets, restaurant en aanmeldingen. Verzamel vroeg deelnemersgegevens, dieetwensen en noodcontacten, zodat je vlak voor vertrek niet hoeft na te bellen. In de laatste week controleer je routes, programma en bezoekafspraken en maak je de mappen, badges en reisbenodigdheden klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beurslocatie en datum vastleggen
2
Vervoer reserveren
3
Entreetickets reserveren
4
Restaurant reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Deelnemersgegevens verzamelen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Noodcontacten registreren
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Tickets en route controleren
12
Programma van de beurs bekijken
2 personen
13
Bezoekafspraken bevestigen
2 personen
14
Verzamellocatie communiceren
15
Reisinformatie versturen
16
Plattegronden en programma printen
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Deelnemersmappen vullen
2 personen
19
Catering inkopen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Powerbanks opladen
22
Reisbenodigdheden inpakken
2 personen

Event

23
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Deelnemersmappen uitdelen
2 personen
26
Groep naar vervoer begeleiden
3 personen
27
Reis naar de beurs begeleiden
3 personen
28
Groep bij entree verzamelen
3 personen
29
Toegang en badges regelen
3 personen
30
Beursroute toelichten
31
Groepsbezoek aan stands begeleiden
3 personen
32
Pauzedranken uitdelen
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Vrije beursbezoekronde begeleiden
2 personen
35
Groepsfoto maken
36
Groep naar restaurant begeleiden
3 personen
37
Diner en dieetwensen controleren
2 personen
38
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
39
Terugreis begeleiden
3 personen

Nazorg

40
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen
41
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
42
Overgebleven catering opbergen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Materialen schoonmaken
2 personen
45
Materialen opbergen
2 personen
46
Vervoermaterialen retourneren
47
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opvouwbare tafelsaantal 2
Opvouwbare stoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Servettenhoudersaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 3
Lunchboxenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 3
USB-ladersaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2
Fotocamera

Papierwaren

Deelnemersmappenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 35
Geprinte plattegrondenaantal 30
Geprinte programma'saantal 30
Deelnemerslijstaantal 4
Noodcontactlijstaantal 4
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Nekkoordenaantal 30

Organisatie

Klembordenaantal 3
Schrijfmappenaantal 3
Pennenbakkenaantal 2
Naamstickersaantal 40
Markeerstiftenaantal 6
Plakbandaantal 2
Schaaraantal 2
Elastiekenaantal 2

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 6

Tips

Reserveer vervoer en entreetickets zodra de beursdatum vaststaat. Controleer daarna of de aankomsttijd past bij het programma en plan extra reistijd in voor overstappen, parkeren of vertraging.
Stuur de uitnodiging met een duidelijke aanmeldtermijn en vraag meteen om deelnemersgegevens, dieetwensen en een noodcontact. Werk de deelnemerslijst daarna dagelijks bij zolang de inschrijving openstaat.
Bevestig bezoekafspraken uiterlijk één week voor vertrek en deel de verzamellocatie, vertrektijd en reisinformatie opnieuw. Zo voorkom je dat deelnemers alleen hun ticket hebben, maar niet weten waar ze moeten zijn.
Maak per deelnemer een map met een naambadge, plattegrond, programma, notitieblok en pen. Print ook een deelnemerslijst en noodcontactlijst; op locatie heb je niet altijd bereik of een vrije telefoon.
Pak powerbanks, oplaadkabels, USB-laders en stekkerdozen samen in één herkenbare tas. Zet dranken koud en controleer lunchboxen, koelboxen en thermoskannen de avond ervoor, niet pas bij vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beursreis organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met locatie, datum, vervoer en tickets. Verstuur de uitnodigingen zodra die basis vastligt en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet ik vervoer en entreetickets voor een beursreis reserveren?: Reserveer vervoer en tickets direct nadat de beursdatum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn, bij voorkeur 6 weken vooraf. Controleer de tickets en route nogmaals 3 tot 5 dagen voor vertrek.
Wanneer verzamel je dieetwensen en noodcontacten?: Vraag dieetwensen en noodcontacten op in het aanmeldformulier, uiterlijk 2 weken voor de reis. Controleer de gegevens een week vooraf en neem een geprinte noodcontactlijst mee.
Wat moet ik de avond voor een beursreis controleren?: Controleer tickets, route, deelnemerslijst, bezoekafspraken en vertrekpunt. Laad powerbanks op, zet dranken koud en leg mappen, badges en reisbenodigdheden klaar voordat je naar huis gaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.