Bergtocht organiseren: checklist en planning

Een bergtocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route kiezen en wandelschoenen aantrekken. Je moet deelnemers, vervoer, vergunningen, weersinformatie en noodcontacten op tijd vastleggen. Ook kleine zaken worden snel vergeten: een alternatieve route, opgeladen portofoons, geprinte kaarten en eten dat onderweg makkelijk uit te delen is. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van het eerste routebesluit tot de laatste controle van rugzakken en materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en berggebied kiezen
2 personen
Weers- en routegegevens controleren
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Noodcontacten verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Vervoer reserveren
Parkeerplaats controleren
Toegang en routevergunning controleren
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Rustpunten en drinkpunten markeren
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Geschikte kleding bevestigen
Vervoersgegevens bevestigen
Routekaarten afdrukken
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Portofoons opladen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Versnaperingen portioneren
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Rugzakken en materiaal klaarzetten
2 personen
Weersverwachting definitief controleren
Route op basis van weer aanpassen
2 personen
Deelnemersaanwezigheid bevestigen
2 personen
Vervoer laden
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid en noodcontacten registreren
2 personen
Rugzakken en uitrusting controleren
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groep in wandelgroepen indelen
2 personen
Vertrekpunt naar route begeleiden
3 personen
Route en tempo begeleiden
4 personen
Drinkpauze verzorgen
3 personen
Deelnemers onderweg tellen
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO verlenen indien nodig
2 personen
Groep terug naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
Laatste aanwezigheidscontrole uitvoeren
2 personen
Avondmaaltijd uitdelen
3 personen
Afval onderweg verzamelen
2 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen

Nazorg

Vervoer uitladen
3 personen
Gebruikt servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Routeafval weggooien
2 personen
Materiaal reinigen en drogen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
Overgebleven eten opbergen
Deelnemersfoto's en informatie delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Topografische wandelkaartenaantal 6
Kompasaantal 6
GPS-apparatenaantal 4
Wandelstokkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
Waterzakkenaantal 30
Regenponcho'saantal 30
Nooddekensaantal 30
Fluitjesaantal 30
Hoofdlampenaantal 10
Routebordjesaantal 12
Stafkaarthoezenaantal 6
Rugzakkenaantal 6
Zitmatjesaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Driekante doekenaantal 6
Reddingsdekensaantal 10
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Noodcontactkaartenaantal 35

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Keuken

Waterkannenaantal 6
Picknickkleedaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 50
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 2

Tips

Leg uiterlijk twee weken vooraf de route, het berggebied, rustpunten, drinkpunten en een alternatieve route vast. Controleer daarbij ook of toegang of een routevergunning nodig is.
Verzamel bij de aanmelding het mobiele nummer, noodcontact en eventuele dieetwens van iedere deelnemer. Stuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen voor vertrek.
Controleer vervoer en parkeren niet pas op de vertrekdag: reserveer het vervoer vooraf en bevestig de vertrektijd en opstapplaats minimaal 48 uur eerder.
Maak lunchpakketten en versnaperingen de dag ervoor klaar en reken per wandelaar op voldoende drinken voor de geplande tocht. Koel dranken in koelboxen en verdeel ze zo dat niemand zonder water vertrekt.
Doe 24 uur voor vertrek een veiligheidscontrole: bekijk de weersverwachting opnieuw, laad portofoons en powerbanks op en leg EHBO-materiaal, nooddekens, fluitjes, hoofdlampen en routekaarten klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bergtocht organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met het kiezen van het berggebied, de route en het vervoer. Regel vergunningen en reserveringen zodra de route vaststaat en bevestig de laatste gegevens uiterlijk 48 uur voor vertrek.
Wat moet ik meenemen tijdens een bergtocht?: Neem naast rugzakken en passende kleding navigatiemiddelen mee, zoals een topografische kaart, kompas of GPS. Per groep horen ook EHBO-materiaal, nooddekens, fluitjes, opgeladen telefoons en voldoende water en eten klaar te liggen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een bergtocht?: Plan per deelnemer een lunchpakket en meerdere kleine versnaperingen voor onderweg. Bereken de drankvoorraad op basis van de volledige wandelduur en controleer minstens één dag vooraf of rustpunten drinkwater bieden.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een bergtocht controleren?: Controleer het weer bij het plannen van de route en opnieuw 24 uur voor vertrek. Bij slecht weer vergelijk je de omstandigheden met de alternatieve route en stuur je deelnemers direct een aangepaste vertrektijd of route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.