Bergloop organiseren: checklist en planning
Een Bergloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersposten, vrijwilligers, inschrijvingen, tijdregistratie en de aankleding van start en finish. Begin met datum, parcours en locaties en werk daarna toe naar deelnemersinformatie en een draaiboek voor de wedstrijddag. In deze checklist zie je welke onderdelen je op tijd vastlegt en welke spullen je vooraf controleert, van routepijlen en startnummers tot portofoons, EHBO-materialen en koelboxen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Start- en finishlocatie bevestigen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route controleren
3 personen
Startnummers bestellen
Medaille-aantallen bestellen
Tijdregistratie voorbereiden
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Parcourskaarten maken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Routebordjes klaarleggen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
EHBO-materialen controleren
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Event
Start- en finishgebied markeren
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Drankposten inrichten
4 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Parcoursbordjes plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Inschrijving openen
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage-inname bemannen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Startsein geven
2 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Finish registreren
3 personen
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
EHBO beschikbaar houden
2 personen
Binnengekomen lopers opvangen
2 personen
Tijdresultaten controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Finishgebied opruimen
5 personen
Parcoursbordjes ophalen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Nazorg
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Tijdregistratie exporteren
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandenaantal 250
- Finishermedaillesaantal 250
- Routepijlenaantal 80
- Kilometerbordjesaantal 12
- Lintenaantal 10
- Pionnenaantal 40
- Verkeershekkenaantal 20
- Stopbordenaantal 8
- Wedstrijdlintaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Printersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele portofoonsaantal 12
- Megafonenaantal 3
- Stopwatchesaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Handgeldispensersaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
Catering
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 10
- Drankdispensersaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Thermosflessenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Startfinishbanier
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
Tips
- Leg datum, parcours en start- en finishlocatie eerst vast. Regel vergunningen, meldingen en het verkeersplan daarna zo vroeg mogelijk, zodat je weet hoeveel verkeershekken, stopborden en verkeersposten nodig zijn.
- Open de inschrijving pas nadat starttijd, route, afstand en praktische informatie zijn gecontroleerd. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de Bergloop en verwerk dieetwensen meteen in je deelnemerslijst.
- Plan vrijwilligers niet alleen voor de start en finish. Maak ook aparte bezetting voor verkeersposten, routecontrole, tijdregistratie en EHBO; reken per post op een back-up voor uitval.
- Bestel startnummers en finishermedailles op basis van het verwachte deelnemersaantal plus een kleine reserve. Sorteer de startnummers vooraf per reeks of categorie en leg routepijlen, kilometerbordjes, linten en pionnen per parcoursdeel klaar.
- Test apparatuur minimaal 1 dag vooraf. Controleer laptop, tablets, printers, verlengkabels, stekkerdozen, portofoons, megafonen, stopwatches en powerbanks; vul koelboxen pas op de wedstrijddag en houd materiaal voor start en finish apart.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Bergloop organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, parcours, start- en finishlocatie en vergunningen. Werving van vrijwilligers en inschrijving kunnen daarna volgen; plan de laatste materiaalcontrole in de week voor de loop.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een Bergloop openen?
- Open de inschrijving zodra route, starttijd, afstand en deelnemersinformatie definitief zijn, meestal 8 tot 10 weken voor de Bergloop. Sluit de inschrijving enkele dagen vooraf als je startnummers en medailles op aantallen bestelt.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Bergloop?
- Tel de bezetting van verkeersposten, start, finish, tijdregistratie, routecontrole en EHBO bij elkaar op. Plan daarnaast minimaal 10 procent extra vrijwilligers als reserve, zodat één of twee afmeldingen niet direct gaten veroorzaken.
- Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een Bergloop?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de Bergloop. Vermeld daarin startlocatie, tijdschema, route, bereikbaarheid, parkeren, startnummeruitgifte en wat deelnemers bij wijzigingen door het weer moeten weten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!