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Berglauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Berglauf steht und fällt mit einer geprüften Strecke, klaren Zuständigkeiten und einem sicheren Ablauf. Plane zuerst Datum, Route und Genehmigungen, bevor du Anmeldungen öffnest oder Material bestellst. In den letzten Tagen zählen vor allem Teilnehmerlisten, Startnummern, Streckenmarkierungen und die Besetzung von Ersthilfe und Verkehrsposten. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Strecke festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

    2 Personen

  • Start- und Zielort bestätigen

  • Verkehrsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Route prüfen

    3 Personen

  • Startnummern bestellen

  • Medaillenanzahl bestellen

  • Zeiterfassung vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwilligenaufgaben verteilen

    2 Personen

  • Ersthelfer-Besetzung festlegen

    2 Personen

  • Verkehrsposten einteilen

    2 Personen

  • Streckenkarten erstellen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    3 Personen

  • Teilnehmerlisten ausdrucken

  • Wegweiser bereitlegen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien prüfen

  • Volunteer-Briefing vorbereiten

Event

  • Start- und Zielbereich markieren

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Getränkestationen einrichten

    4 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Parcours-Schilder aufstellen

    6 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    8 Personen

  • Zeiterfassung testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Anmeldung öffnen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Gepäckannahme besetzen

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Startsignal geben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    4 Personen

  • Zieleinlauf registrieren

    3 Personen

  • Medaillenausgabe organisieren

    3 Personen

  • Obst und Snacks ausgeben

    3 Personen

  • Erste Hilfe bereithalten

    2 Personen

  • Ankommende Läufer empfangen

    2 Personen

  • Zeitergebnisse prüfen

    2 Personen

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Zielbereich aufräumen

    5 Personen

  • Streckenschilder abholen

    6 Personen

  • Verkehrsbarrieren entfernen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien ins Lager bringen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Zeiterfassung exportieren

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 30
  • BiertischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 250
  • StartnummernbänderAnz. 250
  • FinishermedaillenAnz. 250
  • WegweiserAnz. 80
  • KilometertafelnAnz. 12
  • BänderAnz. 10
  • KegelAnz. 40
  • VerkehrsbarrierenAnz. 20
  • StoppschilderAnz. 8
  • WettkampfbänderAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • DruckerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HandfunkgeräteAnz. 12
  • MegafoneAnz. 3
  • StoppuhrenAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 8
  • GeldkassettenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8

Catering

  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 10
  • GetränkespenderAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 30
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ThermosflaschenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

  • Start-Ziel-Banner
  • WimpelkettenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12

Tipps

  • Lege Strecke und Start-Ziel-Bereich mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe die Route anschließend zu Fuß und notiere Engstellen, steile Passagen, Funklöcher sowie alle Stellen, an denen Wegweiser oder Kilometerangaben nötig sind.
  • Kläre Genehmigungen und Verkehrssicherung mindestens 6 Wochen vor dem Lauf. Für jeden gesperrten oder zu sichernden Abschnitt brauchst du einen festen Verkehrsposten, ein Kommunikationsmittel und einen Plan für Änderungen bei schlechtem Wetter.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Startzeit und Teilnahmebedingungen feststehen. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche sowie wichtige Hinweise zur Anreise und Ausrüstung.
  • Sortiere Startnummern und drucke Teilnehmerlisten am Vortag aus. Lege Startnummernbänder, Zeiterfassung, Stoppuhren, Tablets oder Laptop, Drucker, Powerbanks und Verlängerungskabel gemeinsam an einem klar beschrifteten Ausgabepunkt bereit.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Reserve vor dem ersten Start. Fülle Kühlboxen, prüfe Erste-Hilfe-Material, stelle Wegweiser und Kilometertafeln bereit und übergib jedem Helfer seine Aufgabe, Funknummer und Ablösezeit schriftlich.

Häufige Fragen

Wie viele Helfer braucht man für einen Berglauf?
Plane mindestens einen Helfer pro Verkehrsposten, zusätzlich ein Team für Start und Ziel, die Zeiterfassung und die Versorgung. Für einen kleinen Lauf solltest du mit etwa 10 bis 15 Helfern rechnen; bei vielen Abzweigungen oder schwieriger Strecke entsprechend mehr.
Wie früh muss man einen Berglauf anmelden?
Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Teilnehmerinformationen mit Startzeit, Strecke, Startnummernausgabe und Sicherheitshinweisen sollten spätestens 7 Tage vor dem Lauf verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau bei einem Berglauf?
Rechne für Start-Ziel-Bereich, Zelte, Tische, Beschilderung, Zeiterfassung und Kühlboxen mit mindestens 2 Stunden Aufbauzeit. Die Streckenmarkierung und die Kontrolle der Verkehrsposten kommen zusätzlich dazu und sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer abgeschlossen sein.
Was muss man bei einem Berglauf am Vortag vorbereiten?
Sortiere alle Startnummern, drucke die Teilnehmerlisten und kontrolliere Erste-Hilfe-Material, Funkgeräte, Stoppuhren und Powerbanks. Lege außerdem Wegweiser, Kilometertafeln, Bänder, Kegel sowie Verkehrsbarrieren nach Streckenabschnitt bereit, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss.

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