Checklist pour organiser une course en montagne

Une course en montagne demande de coordonner le parcours, les autorisations, les secours et une équipe de bénévoles avant de penser au jour du départ. Commencez par fixer la date, le tracé et les points de départ et d’arrivée, puis ouvrez les inscriptions. Dans les dernières semaines, vérifiez l’itinéraire, préparez le chronométrage et répartissez chaque poste. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des tâches et à ne pas oublier le balisage, les dossards ou les équipements de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
Commander les dossards
Commander les quantités de médailles
Préparer l’enregistrement du temps
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Créer les cartes du parcours
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les panneaux de parcours
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Préparer le briefing des bénévoles

Événement

Balisage de la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer les points de boissons
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Assurer l'accueil des bagages
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Gérer la remise des médailles
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Garder la trousse de premiers secours disponible
2 personnes
Accueillir les coureurs arrivés
2 personnes
Vérifier les temps
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Ranger la zone d’arrivée
5 personnes
Ramasser les panneaux du parcours
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Exporter le suivi du temps
Publier les résultats
Remercier les participants
Ranger les courses restantes
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Médailles de finisherqté 250
Flèches de directionqté 80
Panneaux de kilométrageqté 12
Rubansqté 10
Cônesqté 40
Barrières de circulationqté 20
Panneaux STOPqté 8
Ruban de concoursqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Chronomètresqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Catering

Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 10
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Bouteilles isothermesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de travailqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Bannière départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Conseils

Validez les autorisations et les déclarations avant d’annoncer la course. Prévoyez aussi un plan de circulation avec les barrières, cônes et panneaux STOP nécessaires aux carrefours.
Recrutez les bénévoles au moins 4 semaines avant le départ. Répartissez clairement les postes de circulation, l’accueil, le ravitaillement et le rangement, puis confirmez les contacts avec des talkies-walkies.
Fermez les inscriptions assez tôt pour commander les numéros de départ et les médailles selon le nombre réel de participants. Imprimez ensuite les listes et triez les dossards par ordre de retrait.
Envoyez aux participants les cartes du parcours et les consignes pratiques au plus tard 3 jours avant la course. Indiquez les horaires, le lieu de départ, les points de ravitaillement et les éventuelles restrictions de circulation.
La veille, vérifiez la météo, les panneaux de kilométrage, les flèches, les rubans et le matériel de premiers secours. Chargez les ordinateurs, tablettes, chronomètres et batteries externes, puis remplissez les glacières.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course en montagne ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de gérer les autorisations, confirmer le parcours, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et commander les dossards et médailles.
Quand faut-il recruter les bénévoles pour une course en montagne ?: Commencez environ 4 semaines avant l’événement, puis confirmez les disponibilités 7 jours avant. Chaque bénévole doit connaître son poste, son horaire et le moyen de joindre le responsable.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’inscription, puis les informations finales 3 à 5 jours avant la course. Ajoutez le plan du parcours, l’adresse du départ, les horaires et les consignes de sécurité.
Quel matériel prévoir pour le balisage d’une course en montagne ?: Prévoyez des flèches de direction, des panneaux de kilométrage, des rubans et des cônes, en quantité suffisante pour chaque changement de direction et chaque zone à sécuriser. Contrôlez le balisage une dernière fois le matin du départ.

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