Bergkamp organiseren: zo pak je het aan

Begin Bergkamp niet met boodschappen, maar met datum, programma en deelnemerslijst. Daarna regel je aanmeldingen, dieetwensen, medische informatie en noodcontacten, zodat de groepsindeling en begeleiding kloppen. Werk vervolgens het activiteitenprogramma uit, bevestig reserveringen en controleer tenten, slaapmateriaal en EHBO. In de laatste week stuur je alle deelnemersinformatie, haal je boodschappen op en leg je badges, groepslijsten en het slechtweerprogramma klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst aanmaken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Herinnering aan niet-aanmelders sturen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Medische informatie verzamelen
8
Noodcontacten controleren
9
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
10
Begeleiders indelen
2 personen
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
13
Reserveringen bevestigen
14
Weersverwachting controleren
15
Slechtweerprogramma klaarzetten
2 personen
16
Materialen inventariseren
2 personen
17
Ontbrekende materialen inkopen
2 personen
18
Tenten en slaapmateriaal controleren
3 personen
19
EHBO-koffer controleren
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Boodschappen ophalen
3 personen
22
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
23
Koelproducten koelen
2 personen
24
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
25
Programma- en groepslijsten printen
26
Materialen per activiteit klaarzetten
4 personen
27
Terrein en sanitaire ruimtes controleren
2 personen
28
Tenten opzetten
6 personen
29
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
30
Tafels en banken opstellen
4 personen
31
Informatiebord plaatsen
2 personen
32
Spelmateriaal klaarzetten
4 personen
33
Eetruimte inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen
36
Begeleidersbriefing houden
8 personen
37
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Badges uitdelen
2 personen
41
Slaapplaatsen toewijzen
3 personen
42
Welkom en veiligheidsuitleg geven
2 personen
43
Groepsspel begeleiden
6 personen
44
Water en snacks uitdelen
3 personen
45
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Avondmaaltijd voorbereiden
5 personen
48
Avondmaaltijd serveren
5 personen
49
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
50
Tafels afruimen
4 personen
51
Avondactiviteit begeleiden
6 personen
52
Warme dranken serveren
3 personen
53
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
54
Avondafsluiting begeleiden
3 personen
55
Nachtregels uitleggen
2 personen
56
Deelnemers naar tenten begeleiden
6 personen
57
Terreinronde uitvoeren
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
4 personen
59
Servies en kookmateriaal afwassen
4 personen
60
Tafels en banken afbreken
4 personen
61
Tenten afbreken
6 personen
62
Slaapmateriaal luchten
4 personen
63
Terrein schoonmaken
5 personen
64
Sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
65
Overgebleven voedsel sorteren
2 personen
66
Materialen tellen en controleren
3 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Wasgoed en doeken wassen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
71
Deelnemersfoto's veilig delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Klapbankenaantal 8
Stoelenaantal 12
Aanmeldtafel
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Partytentenaantal 2
Kampeertafelsaantal 2

Kamperen

Vierpersoonstentenaantal 12
Slaapmattenaantal 48
Slaapzakkenaantal 48
Kussensaantal 48
Nachtlampenaantal 12
Zaklampenaantal 12
Haringenaantal 96
Scheerlijnenaantal 24
Grondzeilenaantal 12
Regenhoezenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Kommenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffiekannenaantal 3
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenaanstekersaantal 3

Apparatuur

Gasstellenaantal 4
Gasflessenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Basketballenaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 30
Estafettestokkenaantal 12
Springtouwenaantal 12
Blinddoekenaantal 12
Waterballonnenaantal 200

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 8
Zakmesvrije veiligheidsschaaraantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Powerbanksaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 6
Touwaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Waslijnenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen ruim vóór de uiterste aanmelddatum en stuur niet-aanmelders daarna een herinnering. Zo houd je tijd over om groepen en begeleiders in te delen.
Verzamel dieetwensen, medische informatie, noodcontacten en toestemmingsformulieren vóór je het definitieve programma maakt. Plan uiterlijk één week vooraf een controle op ontbrekende gegevens.
Controleer tenten, slaapmatten, slaapzakken, kussens, grondzeilen, haringen en scheerlijnen samen. Zet ontbrekende kampeerspullen apart voordat de boodschappen en materialen worden opgehaald.
Maak naast het buitenprogramma ook een volledig slechtweerprogramma. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur vooraf en informeer deelnemers meteen als tijden of activiteiten wijzigen.
Koel gekoelde boodschappen direct na het ophalen en sorteer houdbare producten per maaltijd. Print programma- en groepslijsten en leg deelnemersbadges klaar vóór de aanmeldtafel wordt ingericht.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor Bergkamp versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur minimaal 3 weken vóór Bergkamp. Geef een duidelijke aanmelddatum en stuur niet-aanmelders 7 dagen vóór die datum een herinnering.
Wanneer verzamel ik dieetwensen en medische informatie voor Bergkamp?: Vraag deze informatie direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst uiterlijk 1 week vooraf. Zo kun je boodschappen, begeleiding en noodinformatie nog aanpassen.
Wanneer controleer ik de kampeerspullen voor Bergkamp?: Controleer tenten en slaapmateriaal minimaal 7 dagen vooraf en nogmaals op de dag vóór vertrek. Tel per deelnemer de slaapmat en slaapzak en controleer extra onderdelen zoals haringen, scheerlijnen en regenhoezen.
Wanneer maak ik een slechtweerprogramma voor Bergkamp?: Werk het slechtweerprogramma uiterlijk 1 week vooraf uit, zodat materialen en reserveringen nog aangepast kunnen worden. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur vóór de start en communiceer wijzigingen direct.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.