Checklist voor een goed georganiseerde benefietwedstrijd
Een benefietwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen twee teams en een scheidsrechter regelen. Je moet tegelijk de sportieve organisatie, donaties, sponsoring, vrijwilligers en ontvangst van bezoekers op elkaar afstemmen. Begin met locatie, datum en doel van de actie en werk daarna toe naar promotie, aanmeldingen en de wedstrijddag. Plan uiterlijk één week vooraf een controle van betalingen, donatieboxen, materiaal, kleedkamers en de taakverdeling.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie bevestigen
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Tegenstander uitnodigen
Scheidsrechter vastleggen
EHBO-vrijwilligers vastleggen
Doel van de actie bepalen
3 personen
Donatiepagina aanmaken
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
Lokale sponsoren benaderen
2 personen
Wedstrijdposter ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldformulier openen
Affiches ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reservering kleedkamers maken
Reservering materiaalruimte maken
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Opstelling teams verzamelen
2 personen
Programma publiceren
Donatieboxen controleren
2 personen
Betaalapparaat testen
Contant geld wisselen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Wedstrijdshirts klaarleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Event
Terrein inspecteren
2 personen
Sleutels ophalen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
5 personen
Wedstrijdveld uitzetten
3 personen
Doelen controleren
2 personen
Sportmateriaal klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Banners plaatsen
2 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Donatiepunten inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Teams ontvangen
3 personen
Registratie bezoekers openen
3 personen
Entree innen
2 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Omroep verzorgen
Voorwedstrijd begeleiden
3 personen
Teams laten warmlopen
2 personen
Opening aankondigen
2 personen
Benefietwedstrijd begeleiden
5 personen
Rustmoment verzorgen
3 personen
Uitslag bekendmaken
2 personen
Dankwoord uitspreken
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Geld veilig afsluiten
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Geluidsset uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Donatiebedrag tellen
2 personen
Betaling aan goed doel doen
Opbrengst publiceren
Bedankbericht versturen
2 personen
Sponsormateriaal verzamelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 200
- Besteksetsaantal 200
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare werklampenaantal 4
Sportmateriaal
- Wedstrijdballenaantal 4
- Reserveballenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Markeringshesjesaantal 30
- Grensvlaggenaantal 4
- Reservepomp
- Fluitjesaantal 3
- Scorebord
- Wedstrijdshirtsaantal 30
- Keepershandschoenenaantal 4
- Waterkrattenaantal 4
- Bidonsaantal 30
- Handdoekenaantal 30
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Pijlbordenaantal 8
- Krijtbordenaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 10
- Bevestigingstapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesseaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Koelmattenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het doelbedrag en de bestemming van de opbrengst vast voordat je de donatiepagina en sponsorpakketten maakt. Zo staat op posters, uitnodigingen en sociale media steeds dezelfde informatie.
- Benader lokale sponsoren minimaal 6 weken voor de wedstrijd. Geef pakketten met een duidelijke tegenprestatie, zoals een plek op de wedstrijdposter of zichtbaarheid rond het veld.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma bekend zijn en vraag meteen naar dieetwensen. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je eten, zitplaatsen en vrijwilligers kunt plannen.
- Maak voor vrijwilligers een indeling per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Wijs naast EHBO-vrijwilligers ook mensen aan voor ontvangst, donatieboxen, catering, materiaal en het gebruik van microfoons en scorebord.
- Test het betaalapparaat en de geluidsinstallatie uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, werklampen, wedstrijdballen, reserveballen en de reservepomp; juist kleine storingen leggen de start snel stil.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een benefietwedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken regel je datum, locatie, tegenstander, scheidsrechter en het doel van de actie; daarna volgen sponsoring, promotie en inschrijvingen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietwedstrijd?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakpost en plan daarnaast 2 reservepersonen. Voor ontvangst, donaties, catering, materiaal, EHBO en omroep kom je bij een kleinschalige wedstrijd al snel op 8 tot 12 vrijwilligers.
- Wanneer moet je de donatiepagina voor een benefietwedstrijd openen?
- Open de donatiepagina zodra het doel, de bestemming van het geld en de wedstrijddatum vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Controleer de pagina en deel de link opnieuw in de laatste 7 dagen voor de wedstrijd.
- Wat moet je één dag voor een benefietwedstrijd controleren?
- Controleer de betaling, donatieboxen, geluidsinstallatie, microfoons, scorebord en alle sportmaterialen. Leg ook het wedstrijdreglement, de teamopstellingen, het programma en de vrijwilligersindeling klaar voordat de locatie opent.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!