Benefizspiel organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizspiel braucht mehr Vorbereitung als nur zwei Teams und einen Platz. Lege zuerst Austragungsort, Termin und Spendenziel fest, bevor du Gegner, Schiedsrichter und Helfer anfragst. Danach folgen Anmeldung, Sponsoren, Öffentlichkeitsarbeit und die praktische Ausstattung für Spiel und Bewirtung. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch 90 Aufgaben und 60 benötigte Gegenstände – bis zur Kontrolle von Spendenboxen und Bezahlterminal am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfort bestätigen
Wettkampftermin festlegen
2 Personen
Gegner einladen
Schiedsrichter festlegen
Erste-Hilfe-Freiwillige einplanen
Ziel der Aktion festlegen
3 Personen
Spendenseite erstellen
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
Lokale Sponsoren ansprechen
2 Personen
Wettkampfposter gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
In sozialen Medien veröffentlichen
Anmeldeformular öffnen
Plakate aufhängen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Umkleidekabinen reservieren
Reservierung für den Materialraum anlegen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Teams für die Aufstellung sammeln
2 Personen
Programm veröffentlichen
Spendenboxen kontrollieren
2 Personen
Bezahlterminal testen
Bargeld wechseln
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Wettkampfshirts bereitlegen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Gelände inspizieren
2 Personen
Schlüssel abholen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Spielfeld abstecken
3 Personen
Ziele überprüfen
2 Personen
Sportmaterial bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Banner anbringen
2 Personen
Soundsystem anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Spendenstationen einrichten
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Teams empfangen
3 Personen
Besucherregistrierung öffnen
3 Personen
Eintritt kassieren
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Ansage übernehmen
Vorrunde betreuen
3 Personen
Teams einlaufen lassen
2 Personen
Eröffnung ankündigen
2 Personen
Benefizspiel begleiten
5 Personen
Ruhephase betreuen
3 Personen
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen
Dankeswort sprechen
Preise überreichen
2 Personen
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Geld sicher abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Sportmaterial aufräumen
3 Personen
Soundsystem ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Spendenbetrag zählen
2 Personen
Zahlung an eine gemeinnützige Organisation leisten
Ergebnis veröffentlichen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Sponsorenmaterial sammeln
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4

Sportmaterial

WettkampfbälleAnz. 4
ErsatzbälleAnz. 4
KegelAnz. 30
MarkierungswestenAnz. 30
GrenzflaggenAnz. 4
Ersatzpumpe
PfeifenAnz. 3
Anzeigetafel
WettkampfshirtsAnz. 30
TorwarthandschuheAnz. 4
WasserkistenAnz. 4
TrinkflaschenAnz. 30
HandtücherAnz. 30

Dekoration

BannerAnz. 8
WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
WegweiserAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4
TischdekorationAnz. 10
BefestigungstapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlmattenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Austragungsort, Termin und Spendenziel. Gegner, Schiedsrichter und Erste-Hilfe-Helfer solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Spiel verbindlich einplanen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Teams, Umkleiden und das Wettkampfreglement geklärt sind. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit die Verpflegung nicht erst am Spieltag improvisiert werden muss.
Plane die Ausrüstung getrennt nach Spiel, Technik und Bewirtung. Neben Wettkampfbällen brauchst du Ersatzbälle, eine Ersatzpumpe, Markierungswesten, Pfeifen und eine Anzeigetafel; für die Technik gehören unter anderem Funkmikrofone und Verlängerungskabel auf die Prüfliste.
Teste Bezahlterminal, Beschallungsanlage und Mikrofone spätestens am Vortag. Stelle außerdem fest, wo Strom gebraucht wird und ob für dunkle Bereiche akkubetriebene Arbeitsleuchten bereitliegen.
Veröffentliche Programm und Spendenmöglichkeit mindestens 7 Tage vor dem Termin. Teile Freiwillige für Empfang, Bewirtung, Spielfeld, Spendenboxen und Aufräumen in feste Schichten ein, statt am Spieltag nach spontanen Helfern zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Benefizspiel organisieren?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. In dieser Zeit lassen sich Austragungsort, Termin, Gegner, Schiedsrichter, Sponsoren und Helfer verbindlich klären.
Was braucht man für ein Benefizspiel?: Neben Spielmaterial wie Wettkampfbällen, Ersatzbällen, Pfeifen und Markierungswesten brauchst du Ausstattung für Publikum und Bewirtung. Rechne außerdem mit Technik, Sitzgelegenheiten, Bechern, Geschirr, Kühlboxen sowie einer klaren Lösung für Spenden und Zahlungen.
Wann sollte die Anmeldung für ein Benefizspiel starten?: Starte die Anmeldung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Spiel, sobald Teams, Umkleidekabinen und Regeln feststehen. Schließe sie spätestens 7 Tage vorher, damit Aufstellung, Verpflegung und Helfereinteilung planbar bleiben.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizspiel?: Plane mindestens eine Person für die Spielleitung, eine Erste-Hilfe-Kraft und je nach Größe zusätzliche Helfer für Empfang, Bewirtung, Spendenboxen und Aufräumen ein. Teile die Aufgaben in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein, damit niemand den gesamten Veranstaltungstag durchgehend arbeiten muss.

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