Checklist pour organiser un match caritatif

Un match caritatif demande de coordonner le sportif, la collecte de dons et l’accueil du public. Commence par confirmer le lieu et la date, puis fixe l’adversaire, l’arbitre et l’objectif de l’action. Les inscriptions, les sponsors et les bénévoles doivent être suivis assez tôt pour éviter les oublis de dernière minute. Cette checklist t’aide à avancer dans l’ordre, jusqu’au test du paiement et à la publication du programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu de la compétition
Définir la date du concours
2 personnes
Inviter l'adversaire
Définir l’arbitre
Réserver les bénévoles de premiers secours
Définir l’objectif de l’action
3 personnes
Créer une page de dons
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
Contacter les sponsors locaux
2 personnes
Concevoir l’affiche du concours
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Ouvrir le formulaire d’inscription
Accrocher les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver les vestiaires
Faire une réservation de la salle de matériel
Établir le règlement du concours
2 personnes
Recueillir la composition des équipes
2 personnes
Publier le programme
Vérifier les boîtes à dons
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Changer l'argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les maillots de compétition
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Inspecter le site
2 personnes
Récupérer les clés
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
5 personnes
Délimiter le terrain de compétition
3 personnes
Vérifier les cibles
2 personnes
Installer le matériel de sport
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les bannières
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer les points de don
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les équipes
3 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
3 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Gérer les annonces
Encadrer le pré-match
3 personnes
Faire s’échauffer les équipes
2 personnes
Annoncer l'ouverture
2 personnes
Encadrer le match caritatif
5 personnes
Organiser un moment de pause
3 personnes
Annoncer les résultats
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Remettre les prix
2 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Clôturer la caisse en sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Compter le montant de la donation
2 personnes
Faire le paiement à l’association caritative
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
Rendre les articles empruntés
3 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Matériel de sport

Ballons de matchqté 4
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 30
Gilets de signalisationqté 30
Drapeaux de frontièreqté 4
Pompe de rechange
Siffletsqté 3
Tableau des scores
Maillots de compétitionqté 30
Gants de gardienqté 4
Caisses d’eauqté 4
Bidonsqté 30
Serviettesqté 30

Décoration

Bannièresqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Décoration de tableqté 10
Ruban de fixationqté 6
Attaches-câblesqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et la date avant de lancer les invitations. Prévois au moins 6 semaines pour contacter l’adversaire, définir l’arbitre et réserver les bénévoles de premiers secours.
Ouvre rapidement la page de dons et le formulaire d’inscription. Demande dès l’inscription la composition des équipes et les besoins alimentaires afin d’éviter les relances tardives.
Ne garde pas les sponsors pour la dernière semaine : prépare les packs, contacte les entreprises locales, puis prévois un délai d’au moins 2 semaines pour valider les visuels et les contreparties.
Prépare un planning précis avec les horaires des matchs, l’accueil, les vestiaires et la remise en place. Publie-le dès que les équipes et le règlement du concours sont confirmés.
Teste les dons avant l’ouverture des portes. Vérifie les boîtes à dons et le terminal de paiement la veille, et contrôle aussi la sonorisation, les rallonges, les ballons de rechange et l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un match caritatif ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, l’adversaire et l’arbitre, de recruter les bénévoles, de contacter les sponsors et de diffuser les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un match caritatif ?: Ouvre le formulaire environ 4 semaines avant la rencontre, dès que la date, le lieu et les règles principales sont fixés. Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant pour traiter les équipes et publier le programme.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour les dons et une par zone sportive ou tâche critique. Ajoute les bénévoles de premiers secours et une personne responsable de la coordination pendant toute la durée du match.
Quand tester le terminal de paiement et les boîtes à dons ?: Fais un premier contrôle 48 heures avant, puis un test final le jour précédent. Vérifie le réseau, la batterie, les reçus éventuels et l’emplacement visible des boîtes à dons avant l’arrivée du public.

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