Boodschappenlijst voor een benefietfietstocht

Voor een benefietfietstocht heb je meer nodig dan alleen routepijlen en drinken. Onderweg moet je kleine fietsproblemen kunnen oplossen, terwijl de start- en rustplaats klaarstaan voor registratie, catering en vrijwilligers. Denk ook aan materiaal dat vaak te laat wordt geregeld: veiligheidshesjes, fietsnummers, verlengkabels en verlichting. Gebruik deze boodschappenlijst naast het draaiboek en stem aantallen af op het aantal deelnemers, vrijwilligers en rustmomenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Fietsnummersaantal 100
Veiligheidshesjesaantal 20
Routepijlenaantal 35
Kegelsaantal 20
Pompaantal 2
Bandenplaksetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapsetsaantal 3
Spanbandenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Buffetwarmhoudersaantal 4
Boodschappen
- Spa Blauw - 12 kratten
- Bruisend mineraalwater - 4 kratten
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Koffie - 6 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 3 netten
- Bananen - 12 kilogram
- Appels - 12 kilogram
- Sinaasappels - 8 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte bollen - 100 stuks
- Meergranenbollen - 80 stuks
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Achterham - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 2 potten
- Boter - 2 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 8 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Mueslirepen - 150 stuks
- Krentenbollen - 100 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 1 fles
- Peper - 1 bus
- Zout - 1 pak
- Servetten - 500 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 8 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Aluminium bakjes - 100 stuks
- Vershoudzakjes - 4 dozen
- Koffiefilters - 2 pakken
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Batterijen AA - 24 stuks
- Batterijen AAA - 24 stuks
- Markeerstiften - 2 sets
- Pennen - 30 stuks

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmegafoon
Powerbanksaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Startboog
Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Sponsorpostersaantal 20
Banners voor goede doelaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Kassaladesaantal 2
Donatieboxenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Toiletemmersaantal 2

Tips

Plan per 10 deelnemers minstens één set voor fietsreparaties en neem extra binnenbanden mee. Leg pomp, bandenplaksets en fietsgereedschapsets bij de start én wijs aan wie ze onderweg beheert.
Voorzie bij registratie een fietsnummersysteem en polsbandjes per deelnemer, plus een kleine reserve. Reken op ongeveer 5 procent extra wanneer je ook late inschrijvers verwacht.
Zet bij drukke kruisingen en onduidelijke routepunten vrijwilligers met veiligheidshesjes en routepijlen in. Controleer de routekaarten en borden uiterlijk één dag voor vertrek, zodat ontbrekende pijlen nog kunnen worden bijgemaakt.
Plan voor de catering aparte opslag voor gekoelde en warme onderdelen. Gebruik koelboxen voor gekoelde producten, thermoskannen voor koffie of thee en waterkannen op de rustplaats; tel per rustmoment opnieuw hoeveel deelnemers daar tegelijk aankomen.
Maak stroom en verlichting een aparte controlepost. Test waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen vooraf, laad powerbanks volledig op en neem ledlampen mee wanneer opbouw, vertrek of afbouw buiten bij weinig licht plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel reservebinnenbanden heb ik nodig voor een benefietfietstocht?: Neem minimaal één reservebinnenband per 10 deelnemers mee, met een afronding naar boven. Bij 80 deelnemers zijn dat dus minstens 8 binnenbanden, verdeeld over start, rustplaats en eventuele volgwagen.
Hoeveel veiligheidshesjes zijn nodig bij een benefietfietstocht?: Geef elk route- en verkeersvrijwilliger één veiligheidshesje. Tel daarnaast 10 procent reserve voor vervanging of extra inzet; bij 20 vrijwilligers leg je dus 22 hesjes klaar.
Wanneer moet ik routepijlen en fietsnummers regelen?: Laat routepijlen en fietsnummers uiterlijk één week voor de tocht controleren en sorteren. Controleer de aantallen opnieuw na de laatste deelnemersbevestiging en maak minstens 5 procent reserve.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een benefietfietstocht?: Reken bij warm weer op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per deelnemer per rustmoment, naast water voor vrijwilligers. Verdeel het over waterkannen en koelboxen en houd extra voorraad achter de hand voor uitval of vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.