Bekerwedstrijd organiseren: checklist van planning tot aftrap

Een bekerwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een veld en twee teams. Je moet de wedstrijd, scheidsrechter, kleedkamers en begeleiding op tijd bevestigen en daarna ook de kantine, materialen en bezoekersstroom regelen. Begin met de sportieve planning en werk in de laatste week naar een vaste wedstrijddagindeling toe. Controleer op de dag zelf eerst het veld, de doelen en de kleedkamers voordat teams arriveren. De checklist hieronder helpt je om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijd en scheidsrechter bevestigen
Teamselectie en wedstrijdschema delen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering kleedkamers bevestigen
Reservering veld bevestigen
Wedstrijdbegeleiders indelen
2 personen
Kantinepersoneel indelen
Parkeerinformatie delen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Teamindeling ophangen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kleedkamers openen
Veldinspectie uitvoeren
2 personen
Doelen en netten controleren
2 personen
Veldlijnen controleren
2 personen
Tribune en entree schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Kantine inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
EHBO-koffer klaarleggen
Geluidsinstallatie controleren

Event

Teams ontvangen
2 personen
Scheidsrechter ontvangen
Wedstrijdformulieren laten tekenen
Publiek ontvangen
3 personen
Entree en toegangscontrole verzorgen
2 personen
Wedstrijd openen
Wedstrijd begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Ruststand en uitslag noteren
Blessures registreren
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Nazit en ontvangst verzorgen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
Afval tussentijds afvoeren
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kantine afsluiten
2 personen
Materialen van het veld halen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Kantine schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Tribune en entree schoonmaken
2 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Uitslag doorgeven
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Wedstrijdtafel
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 4
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Balennetaantal 2
Grensrechtervlaggenaantal 2
Fluitjesaantal 3
Scorebord
Reservehesjesaantal 20
Waterkrattenaantal 4
Reservevetersaantal 4
Trainingshoedjesaantal 30

Apparatuur

Draadloze microfoon
Speakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Clubvlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig wedstrijd, scheidsrechter, veld en kleedkamers uiterlijk twee weken vooraf. Deel daarna het wedstrijdschema, parkeerinformatie en de teamselectie met alle betrokkenen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk vijf dagen voor de wedstrijd. Zo kun je boodschappen, hapjes en de kantinevoorraad aanpassen zonder op de wedstrijddag nog te moeten improviseren.
Plan wedstrijdbegeleiders en kantinepersoneel in blokken van minimaal twee uur. Zet daarnaast één persoon apart voor de wedstrijdtafel, zodat scorebord, formulieren en reserveballen niet onbeheerd blijven.
Leg wedstrijdformulieren, teamindeling en materiaal de avond ervoor klaar. Controleer naast de wedstrijdballen ook reserveballen, grensrechtervlaggen, fluitjes, hesjes en waterkratten.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de aftrap. Open de kleedkamers, inspecteer het veld, controleer doelen, netten en lijnen en zet daarna tafels, stoelen, koffie, thee en gekoelde dranken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bekerwedstrijd organiseren?: Leg wedstrijd, scheidsrechter, veld en kleedkamers ongeveer twee weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct en sluit aanmeldingen bij voorkeur vijf dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bekerwedstrijd?: Reken op minimaal 90 minuten voor de aftrap. Daarin controleer je het veld en de doelen, open je de kleedkamers, richt je de kantine in en leg je wedstrijdformulieren en materiaal klaar.
Wanneer moet je dieetwensen voor een bekerwedstrijd verzamelen?: Vraag dieetwensen mee bij de aanmelding en verzamel de laatste antwoorden uiterlijk vijf dagen vooraf. Dan kun je hapjes en boodschappen nog gericht aanpassen.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer eerst het veld, de veldlijnen, doelen en netten en kijk daarna of de kleedkamers open en bruikbaar zijn. Doe dit ongeveer 90 minuten voor de aftrap, voordat teams en publiek binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.