Organiser un concours de coupe sans rien oublier
Un concours de coupe demande de coordonner les équipes, les matchs et l’accueil le même jour. Cette checklist suit l’ordre utile : confirmer l’arbitre et le terrain, gérer les inscriptions, préparer les vestiaires, puis installer la compétition et la cantine. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les ballons de rechange, les formulaires de match et le refroidissement des boissons. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’arrivée des joueurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le match et l’arbitre
Partager la sélection des équipes et le programme des matchs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la réservation des vestiaires
Confirmer la réservation du terrain
Répartir les accompagnateurs de match
2 personnes
Répartir le personnel de cantine
Partager les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Afficher la répartition des équipes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir les vestiaires
Effectuer l’inspection du terrain
2 personnes
Vérifier les buts et les filets
2 personnes
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
Nettoyer la tribune et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la cantine
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Vérifier le système de sonorisation
Événement
Accueillir les équipes
2 personnes
Accueillir l’arbitre
Faire signer les formulaires de compétition
Accueillir le public
3 personnes
Assurer l'entrée et le contrôle des accès
2 personnes
Ouvrir la compétition
Accompagner la compétition
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Noter la position de repos et le score
Enregistrer les blessures
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Assurer l'après-soirée et l'accueil
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Saluer le public au revoir
2 personnes
Suivi
Fermer la cafétéria
2 personnes
Retirer le matériel du terrain
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la cantine
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer la tribune et l'entrée
2 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Communiquer le résultat
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Table de compétition
- Bancs de vestiaireqté 8
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Ballons de matchqté 4
- Ballons de rechangeqté 4
- Cônesqté 30
- Filet à ballonqté 2
- Drapeaux de juge de toucheqté 2
- Siffletsqté 3
- Tableau des scores
- Gilets de rechangeqté 20
- Caisses d’eauqté 4
- Lacets de rechangeqté 4
- Cônes d'entraînementqté 30
Équipement
- Micro sans fil
- Conférencierqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pincesqté 4
- Pains de glaceqté 12
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Drapeaux du clubqté 6
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Balais à mainqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Confirme l’arbitre, le terrain et les vestiaires au moins 7 jours avant le concours. Sans cette triple confirmation, le programme des matchs peut devoir être modifié au dernier moment.
- Traite les inscriptions et les besoins alimentaires dans une même échéance, idéalement 5 à 7 jours avant. Prévois ensuite les quantités d’en-cas, de café, de thé et d’eau pour les joueurs, accompagnateurs et bénévoles.
- Prépare les documents de match et la répartition des équipes la veille, puis imprime quelques exemplaires supplémentaires. Le jour même, affiche les équipes et garde les formulaires à la table de compétition.
- Contrôle le terrain avant l’ouverture des vestiaires : lignes visibles, buts et filets fixés, ballons de match disponibles et ballons de rechange accessibles. Cette vérification prend environ 20 minutes et évite de retarder le premier match.
- Installe la cantine et la tribune avant l’arrivée des premières équipes. Refroidis les boissons au moins 3 heures à l’avance et prévois une rallonge, des multiprises et des thermos pour éviter les branchements improvisés.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de coupe ?
- Commence les confirmations au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires, la répartition des accompagnateurs et les dernières vérifications du terrain.
- Quand confirmer l’arbitre et le terrain pour un concours de coupe ?
- Confirme l’arbitre, le terrain et les vestiaires au moins 7 jours avant le concours. Vérifie encore les horaires et l’accès le matin même, avant l’ouverture du site.
- Combien de ballons prévoir pour un concours de coupe ?
- Prévois les ballons nécessaires aux matchs, plus au moins 2 ballons de rechange immédiatement accessibles. Vérifie leur état la veille et place-les près de la table de compétition ou du terrain.
- Quand préparer la cantine et les boissons ?
- Installe les tables, les chaises et la cantine avant l’arrivée des équipes, généralement 60 à 90 minutes avant le premier match. Mets les boissons au frais au moins 3 heures avant et prépare le café et le thé juste avant l’ouverture.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !