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Pokalwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pokalwettbewerb läuft nur dann ruhig ab, wenn Spielplan, Platz und Helfer frühzeitig feststehen. Kläre zuerst Wettkampf und Schiedsrichter, teile anschließend Teams, Anmeldungen und Zuständigkeiten und bestätige Umkleiden sowie Spielfeld. Am Spieltag brauchst du neben Bällen und Formularen auch einen klaren Ablauf für Aufbau, Einlass, Kantine und Durchsagen. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampf und Schiedsrichter bestätigen

  • Teamaufstellung und Spielplan teilen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierung der Umkleidekabinen bestätigen

  • Reservierung des Feldes bestätigen

  • Wettkampfbetreuer einteilen

    2 Personen

  • Kantinenpersonal einteilen

  • Parkinformationen teilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Wettkampfformulare drucken

  • Teameinteilung aushängen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Umkleiden öffnen

  • Geländeinspektion durchführen

    2 Personen

  • Tore und Netze kontrollieren

    2 Personen

  • Spielfeldlinien kontrollieren

    2 Personen

  • Tribüne und Eingang reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Kantine einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wettkampftisch einrichten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Koffer bereitlegen

  • Beschallungsanlage prüfen

Event

  • Teams empfangen

    2 Personen

  • Schiedsrichter empfangen

  • Wettkampfformulare unterschreiben lassen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Einlass und Zutrittskontrolle organisieren

    2 Personen

  • Wettkampf eröffnen

  • Wettbewerb begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Zwischenstand und Ergebnis notieren

  • Verletzungen erfassen

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    2 Personen

  • After-Party und Empfang organisieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Müll zwischendurch entsorgen

  • Publikum verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kantine abschließen

    2 Personen

  • Materialien vom Feld holen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kantine reinigen

    3 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Tribüne und Eingang reinigen

    2 Personen

  • Abfallcontainer leeren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Ergebnis mitteilen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • Wettkampftisch
  • UmkleidebänkeAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • WettkampfbälleAnz. 4
  • ErsatzbälleAnz. 4
  • KegelAnz. 30
  • BallnetzAnz. 2
  • LinienrichterfahnenAnz. 2
  • PfeifenAnz. 3
  • Anzeigetafel
  • ErsatzwestenAnz. 20
  • WasserkistenAnz. 4
  • ErsatzschnürsenkelAnz. 4
  • TrainingshütchenAnz. 30

Ausstattung

  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

  • ClubflaggenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandfegerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Schiedsrichter, Feld und Umkleidekabinen spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Wettbewerb. Teile den Spielplan danach gesammelt an alle Teams und Helfer aus, damit Änderungen nicht über mehrere Kanäle laufen.
  • Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und lege eine abschließende Liste 3 bis 5 Tage vor dem Turnier an. So kannst du Snacks, Getränke und das Kantinenpersonal passend planen.
  • Plane für den Spieltag mindestens eine betreuende Person pro Spielfeld sowie eine feste Reserve ein. Die Einteilung sollte spätestens am Vortag mit Uhrzeiten und Aufgaben ausgehängt oder digital verschickt werden.
  • Kontrolliere Gelände, Tore, Netze und Spielfeldlinien am Morgen mindestens 90 Minuten vor dem ersten Spiel. Prüfe dabei auch Anzeigetafel, Pfeifen, Linienrichterfahnen, Ersatzbälle und Ersatzwesten.
  • Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Tee und Snacks vor dem ersten Anpfiff bereit. Rechne für jede anwesende Person mit mindestens 0,5 Litern Wasser bis zur Halbzeit und halte zusätzliche Becher bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Pokalwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldung und Reservierungen. Spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin sollten Schiedsrichter, Spielfeld, Umkleiden und Spielplan bestätigt sein.
Wie viel Wasser braucht man bei einem Pokalwettbewerb?
Plane mindestens 0,5 Liter Wasser pro anwesender Person bis zur Halbzeit und zusätzlich eine Reserve von etwa 20 Prozent ein. Bei warmem Wetter solltest du die Menge erhöhen und Wasserkisten direkt am Spielfeld bereitstellen.
Wann sollte der Platz am Turniertag kontrolliert werden?
Führe die Geländeinspektion mindestens 90 Minuten vor dem ersten Spiel durch. Tore, Netze, Linien, Tribüne, Eingang und die Aufstellung der Tische sollten vor dem Eintreffen der Teams geprüft sein.
Wie viele Helfer braucht ein Pokalwettbewerb?
Plane mindestens eine Person pro Spielfeld für die Wettkampfbetreuung, zusätzlich eine Reserve und eigenes Personal für die Kantine ein. Die genaue Zahl hängt von der Anzahl der Felder und Spiele ab; die Einteilung sollte spätestens am Vortag feststehen.

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