Begraafplaats open dag organiseren: checklist
Een begraafplaats open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen rondleidingen plannen. Je stemt openingstijden, historische informatie, routes, privacy en vrijwilligers op elkaar af, terwijl bezoekers veilig en gastvrij worden ontvangen. Begin enkele weken vooraf met het programma, vergunningen en reserveringen; controleer in de laatste week de route, het weer en de materialen. Op de dag zelf moeten informatieborden, presentielijsten, badges en verlichting klaarstaan voordat de eerste bezoeker arriveert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden bevestigen
Rondleidingen en programma bepalen
2 personen
Sprekers en rondleiders vastleggen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
2 personen
Route voor rolstoelen controleren
2 personen
Rondleidingsroutes nalopen
2 personen
Historische informatie controleren
2 personen
Privacygevoelige graven markeren
2 personen
Fotografiebeleid opstellen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Informatieborden voorbereiden
2 personen
Presentielijsten en badges klaarleggen
Locatie op veiligheid controleren
2 personen
Paden en entree schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en vullen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffiepunt gereedmaken
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Historische uitleg verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Paden vrijhouden
2 personen
Rust en respect bewaken
2 personen
Fotografieafspraken bewaken
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Koffiepunt sluiten
2 personen
Ongebruikte etenswaren koelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
Verlichting verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Aanmeldgegevens veilig archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Klapstoelen voor rondleidingenaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerkommenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Opscheptangenaantal 6
- Koelcontainersaantal 2
Decoratie
- Informatiebordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 4
- Bloemstukkenaantal 4
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelnummersaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Heklintaantal 4
- Afzetpaaltjesaantal 12
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
- Toiletborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampvestenaantal 6
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg rondleidingsroutes minimaal één week vooraf volledig na. Controleer paden, entree, rolstoeltoegankelijkheid en plekken waar privacygevoelige graven zichtbaar kunnen zijn.
- Plan per rondleiding een vaste rondleider en reserveer klapstoelen voor bezoekers die niet lang kunnen staan. Houd daarnaast een korte route achter de hand voor minder mobiele bezoekers.
- Maak uiterlijk drie dagen vooraf een vrijwilligersrooster met taken voor ontvangst, begeleiding, catering en techniek. Geef iedere vrijwilliger een korte instructie met verzamelpunt, programma en aanspreekpunt.
- Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de open dag op de echte locatie. Neem reservebatterijen en zaklampen mee, ook wanneer het programma overdag plaatsvindt.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal waar partytenten, tafels en informatieborden komen te staan. Koel dranken op tijd en zet koffiezetapparaten, waterkokers, servies en presentielijsten klaar voordat de ontvangst begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een begraafplaats open dag organiseren?
- Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd voor vergunningen en meldingen, rondleiders, materialen, uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligersplanning. Controleer routes en historische informatie uiterlijk 1 week vooraf opnieuw.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een begraafplaats open dag?
- Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 aanspreekpunt voor techniek en catering, en 1 rondleider per gelijktijdige rondleiding. Bij meerdere routes of meer dan 30 bezoekers per tijdsblok heb je meestal extra begeleiders nodig.
- Wanneer moet je de rondleidingen voor een begraafplaats open dag plannen?
- Bepaal de rondleidingen minstens 4 weken vooraf, zodat je rondleiders kunt vastleggen en bezoekers tijdig kunt informeren. Controleer de routes nogmaals 7 dagen voor de open dag en pas ze aan bij werkzaamheden, modder of beperkte toegankelijkheid.
- Wat moet je 24 uur voor een begraafplaats open dag controleren?
- Controleer de weersverwachting, openingstijden, aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersbezetting en de staat van paden en entree. Leg informatieborden, programmastandaards, presentielijsten, badges, microfoons en verlichting uiterlijk de avond ervoor klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!