Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au cimetière

Une journée portes ouvertes au cimetière demande plus qu’un programme de visites. Il faut coordonner les guides, les autorisations, l’accueil, l’accessibilité et le respect des lieux. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation des horaires jusqu’au nettoyage des allées. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : les tombes soumises à la confidentialité, la politique de photographie, les besoins alimentaires et le matériel pour les visites guidées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires d'ouverture
Définir les visites guidées et le programme
2 personnes
Réserver les intervenants et les guides
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Vérifier les autorisations et les déclarations
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour fauteuils roulants
2 personnes
Parcourir les itinéraires de visite
2 personnes
Vérifier les informations historiques
2 personnes
Marquer les tombes sensibles en matière de confidentialité
2 personnes
Établir la politique de photographie
Planifier les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer les feuilles de présence et les badges
Vérifier la sécurité du lieu
2 personnes
Nettoyer les allées et l’entrée
3 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Assurer l'explication historique
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Maintenir les allées dégagées
2 personnes
Veiller au calme et au respect
2 personnes
Surveiller les rendez-vous photo
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Fermer le point café
2 personnes
Refroidir les aliments non utilisés
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
Retirer l'éclairage
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les inscriptions en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Chaises pliantes pour les visites guidéesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pince de serviceqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 2

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Pupitres de programmeqté 4
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de clôtureqté 4
Poteaux de délimitationqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets lampes torchesqté 6
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, les horaires d’ouverture et les créneaux de visite au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de réserver les guides, les intervenants et le matériel.
Parcourez chaque itinéraire avant l’ouverture, avec une attention particulière aux fauteuils roulants, aux chaises pliantes et aux zones étroites. Prévoyez une solution de repli si un passage devient impraticable.
Préparez une fiche spécifique pour les tombes sensibles en matière de confidentialité et indiquez clairement où les photos sont autorisées. Communiquez cette règle dans les invitations et à l’accueil, pas seulement le jour même.
Attribuez les bénévoles par créneau d’au moins 2 heures et remettez-leur des consignes écrites. Prévoyez une personne pour les inscriptions, une pour l’orientation et une pour chaque groupe de visite.
Vérifiez la sonorisation, les rallonges, les multiprises et les piles au plus tard la veille. Refroidissez les boissons et préparez les thermos le matin même afin d’éviter une installation précipitée avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au cimetière ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Il faut réserver les guides et le matériel, vérifier les autorisations, publier l’événement, traiter les inscriptions et préparer l’accessibilité.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Ce second message permet aussi de confirmer les besoins alimentaires et les demandes d’accessibilité.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les visites ?: Prévoyez au minimum 1 guide par groupe et 1 bénévole d’accueil pour environ 30 visiteurs attendus. Ajoutez une personne chargée de l’orientation si plusieurs itinéraires ou points d’information sont ouverts en même temps.
Quand vérifier la météo et préparer le matériel ?: Consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis faites une dernière vérification la veille. Récupérez alors les tables, chaises, tentes, éclairages et équipements audio, et adaptez le programme si les conditions se dégradent.

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